Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации
от 15.06.2020 № 333н
Регистрационный номер:
447

Общие сведения

Код: 07.002
Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм

Основная цель вида профессиональной деятельности

Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией

Группа занятий

3343.
Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал
4226.
Служащие в приемной (общего профиля)
4120.
Секретари (общего профиля)

Отнесение к видам экономической деятельности

82.11
Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации
82.30
Деятельность по организации конференций и выставок
Функциональная карта вида профессиональной деятельности

Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт

Обобщенные трудовые функции
Трудовые функции
Код
Наименование
Уровень квалификации
Наименование
Код
Уровень квалификации

Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта

Ответственная организация-разработчик: НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москвы
Директор Хлюснева Людмила Петровна
1
ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва
2
ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», город Москва
3
ФГБПОУ «Колледж МИД России», город Москва
4
ПАО «Московская объединенная энергетическая компания», город Москва

Характеристика обобщенных трудовых функций

1. Обобщенная трудовая функция «Организационное обеспечение деятельности организации»

Возможные наименования должностей, профессий

  • Секретарь-администратор

Требования к образованию и обучению

  • Среднее общее образование
  • Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих

Требования к опыту практической работы

  • -

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики

-

Дополнительные характеристики

Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ОКПДТР
26353
Секретарь-машинистка
1.1 Трудовая функция
Прием и распределение телефонных звонков организации

Трудовые действия

  • Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
  • Регистрация поступающих телефонных звонков
  • Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Необходимые умения

  • Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
  • Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
  • Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы
  • Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров
  • Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия
  • Соблюдать служебный этикет

Необходимые знания

  • Функции, задачи, структура организации, ее связи
  • Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
  • Этика делового общения
  • Правила речевого этикета
  • Требования охраны труда
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

1.2 Трудовая функция
Организация работы с посетителями организации

Трудовые действия

  • Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
  • Ведение журнала записи посетителей
  • Учет посетителей и оформление пропусков
  • Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
  • Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
  • Организация и бронирование переговорных комнат
  • Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
  • Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Необходимые умения

  • Общаться с посетителями
  • Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
  • Вести учетные формы, использовать их для работы
  • Создавать положительный имидж организации
  • Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
  • Применять информационно-коммуникационные технологии
  • Обеспечивать конфиденциальность информации

Необходимые знания

  • Правила организации приема посетителей
  • Правила делового общения
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
  • Правила организации приемов в офисе
  • Правила сервировки чайного (кофейного) стола
  • Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
  • Этика делового общения
  • Правила речевого этикета
  • Требования охраны труда
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

1.3 Трудовая функция
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Трудовые действия

  • Ведение журнала разъездов работников организации
  • Координация работы курьеров и водителей организации
  • Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей
  • Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

Необходимые умения

  • Составлять и вести учетные документы
  • Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации
  • Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации
  • Оценивать результаты в рамках поставленных задач
  • Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

  • Правила речевого этикета
  • Этика делового общения
  • Требования охраны труда
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Характеристика обобщенных трудовых функций

2. Обобщенная трудовая функция «Документационное обеспечение деятельности организации»

Возможные наименования должностей, профессий

  • Делопроизводитель

Требования к образованию и обучению

  • Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
  • или
  • Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное
  • профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

  • -

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики

-

Дополнительные характеристики

Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ЕКС
-
Делопроизводитель
ОКСО 2016
7.46.02.01
Документационное обеспечение управления и архивоведение
ОКПДТР
21299
Делопроизводитель
2.1 Трудовая функция
Организация работы с документами

Трудовые действия

  • Прием и первичная обработка входящих документов
  • Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
  • Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
  • Регистрация входящих документов
  • Организация доставки документов исполнителям
  • Ведение базы данных документов организации
  • Ведение информационно-справочной работы
  • Обработка и отправка исходящих документов
  • Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
  • Контроль исполнения документов в организации

Необходимые умения

  • Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
  • Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
  • Пользоваться справочно-правовыми системами
  • Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
  • Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
  • Применять правила русского языка
  • Применять навыки скоростного письма

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
  • Структура организации, руководство структурных подразделений
  • Современные информационные технологии работы с документами
  • Порядок работы с документами
  • Схемы документооборота
  • Системы скоростного письма
  • Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
  • Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
  • Типовые сроки исполнения документов
  • Принципы работы со сроковой картотекой
  • Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
  • Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
  • Правила документационного обеспечения деятельности организации
  • Виды документов, их назначение
  • Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
  • Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
  • Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
  • Системы электронного документооборота
  • Правила и сроки отправки исходящих документов
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

2.2 Трудовая функция
Организация текущего хранения документов

Трудовые действия

  • Разработка номенклатуры дел организации
  • Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
  • Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
  • Формирование дел
  • Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Необходимые умения

  • Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
  • Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив
  • Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения
  • Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
  • Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
  • Формировать документы в дела с учетом их специфики
  • Систематизировать документы внутри дела
  • Обеспечивать сохранность и защиту документов организации
  • Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
  • Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
  • Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
  • Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
  • Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
  • Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

2.3 Трудовая функция
Организация обработки дел для последующего хранения

Трудовые действия

  • Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
  • Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
  • Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
  • Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
  • Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
  • Передача дел в архив организации

Необходимые умения

  • Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
  • Оформлять документы экспертной комиссии
  • Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
  • Производить хронологическо-структурную систематизацию дел
  • Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения
  • Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
  • Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
  • Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
  • Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
  • Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
  • Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
  • Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
  • Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения
  • Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
  • Правила передачи дел в архив организации
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Характеристика обобщенных трудовых функций

3. Обобщенная трудовая функция «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации»

Возможные наименования должностей, профессий

  • Секретарь руководителя
  • Секретарь-стенографистка
  • Стенографистка

Требования к образованию и обучению

  • Высшее образование - бакалавриат
  • или
  • Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное
  • профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
  • Среднее профессиональное образование - программы подготовки
  • специалистов среднего звена
  • Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное

Требования к опыту практической работы

  • Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики

-

Дополнительные характеристики

Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ЕКС
-
Секретарь руководителя
ОКСО 2016
7.46.03.02
Документоведение и архивоведение
ОКСО 2016
7.46.02.01
Документационное обеспечение управления и архивоведение
ОКПДТР
26341
Секретарь руководителя
ОКПДТР
26405
Секретарь-стенографистка
3.1 Трудовая функция
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Трудовые действия

  • Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
  • Внесение информации в планировщик (органайзер)
  • Согласование с руководителем времени планируемых действий
  • Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
  • Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
  • Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
  • Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

Необходимые умения

  • Устанавливать цели, определять иерархию целей
  • Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время
  • Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени
  • Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях
  • Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации

Необходимые знания

  • Специфика основной деятельности организации
  • Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации
  • Руководящий состав организации и ее подразделений
  • Функции самоменеджмента
  • Принципы и правила планирования рабочего времени
  • Методы постановки целей
  • Правила проведения деловых переговоров
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.2 Трудовая функция
Планирование рабочего дня секретаря

Трудовые действия

  • Выбор и оформление планировщика секретаря
  • Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе)
  • Согласование планов с планами и сроками работы руководителя
  • Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)
  • Перенос невыполненных запланированных задач
  • Выполнение типичных ежедневных дел

Необходимые умения

  • Выбирать и оформлять планировщик
  • Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе
  • Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное
  • Выбирать оптимальный ритм работы
  • Анализировать причины невыполнения задач
  • Применять информационно-коммуникационные технологии

Необходимые знания

  • Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)
  • Основы управления временем

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.3 Трудовая функция
Организация телефонных переговоров руководителя

Трудовые действия

  • Ведение базы телефонных контактов руководителя
  • Соединение руководителя с конкретными абонентами
  • Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя
  • Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков
  • Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам
  • Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
  • Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
  • Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

Необходимые умения

  • Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя
  • Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
  • Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
  • Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения
  • Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
  • Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации
  • Соблюдать служебный этикет

Необходимые знания

  • Телефонные контакты руководителя
  • Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали
  • Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
  • Правила поддержания и развития межличностных отношений
  • Правила проведения деловых переговоров
  • Правила защиты конфиденциальной информации
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.4 Трудовая функция
Организация командировок руководителя

Трудовые действия

  • Подготовка проекта служебного задания руководителя
  • Подготовка проекта приказа о служебной командировке
  • Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
  • Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
  • Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
  • Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
  • Подготовка документов к поездке руководителя
  • Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
  • Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
  • Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

Необходимые умения

  • Оформлять авансовые отчеты руководителя
  • Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной
  • Оформлять командировочные документы
  • Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя
  • Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя
  • Применять способы делового общения
  • Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки

Необходимые знания

  • Порядок подготовки и проведения командировок
  • Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя
  • Деловой протокол
  • Этика делового общения

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.5 Трудовая функция
Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Трудовые действия

  • Организация личного приема посетителей руководителем
  • Установление порядка приема для различных категорий посетителей
  • Ведение журнала предварительной записи на прием
  • Регистрация посетителей
  • Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
  • Организация приема деловых партнеров в офисе
  • Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе
  • Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
  • Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

Необходимые умения

  • Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя
  • Управлять конфликтами
  • Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения
  • Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
  • Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
  • Создавать положительный имидж организации
  • Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
  • Применять информационно-коммуникационные технологии
  • Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне

Необходимые знания

  • Правила организации приема посетителей
  • Правила делового общения
  • Правила речевого этикета
  • Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
  • Правила организации приемов в офисе
  • Этикет и основы международного протокола
  • Правила сервировки чайного (кофейного) стола
  • Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.6 Трудовая функция
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

Трудовые действия

  • Подготовка повестки дня мероприятия
  • Оформление списка участников мероприятия
  • Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия
  • Выбор места и времени проведения мероприятия
  • Подготовка предварительной сметы расходов
  • Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
  • Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
  • Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
  • Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
  • Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
  • Решение вопросов технического оснащения мероприятия
  • Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
  • Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
  • Организация встречи и регистрация участников мероприятия
  • Ведение протокола мероприятия
  • Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
  • Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

Необходимые умения

  • Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы
  • Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия
  • Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия
  • Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)
  • Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз
  • Соблюдать правила делового этикета и протокола
  • Поддерживать имидж организации
  • Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации
  • Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде
  • Обеспечивать безопасность деятельности организации
  • Применять информационно-коммуникационные технологии
  • Применять правила русского языка
  • Применять навыки скоростного письма
  • Применять навыки записи и расшифровки текста
  • Использовать современные технические средства в области скоростного письма
  • Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Необходимые знания

  • Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных
  • Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия
  • Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия
  • Основы написания речей и докладов руководителя
  • Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
  • Правила делового общения, делового этикета
  • Этикет и основы международного протокола
  • Правила проведения деловых переговоров
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации
  • Системы скоростного письма
  • Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.7 Трудовая функция
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

Трудовые действия

  • Документальное оформление решений руководителя
  • Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
  • Координация деятельности по исполнению решений руководителя
  • Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
  • Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
  • Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
  • Фиксация исполнения поручений
  • Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

  • Вести сроковую картотеку
  • Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя
  • Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов
  • Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя
  • Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации
  • Применять информационно-коммуникационные технологии
  • Оценивать результаты в рамках поставленных задач
  • Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

  • Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
  • Принципы, способы информирования сотрудников
  • Этика делового общения
  • Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности
  • Локальные нормативные акты организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.8 Трудовая функция
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя

Трудовые действия

  • Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
  • Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
  • Организация оформления интерьера приемной руководителя
  • Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой
  • Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями
  • Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
  • Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

Необходимые умения

  • Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя
  • Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности
  • Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием
  • Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой
  • Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания

Необходимые знания

  • Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты
  • Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности
  • Основы эргономики офиса и флористики
  • Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений
  • Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.9 Трудовая функция
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря

Трудовые действия

  • Разработка должностной инструкции секретаря
  • Разработка положения о секретариате
  • Разработка инструкции по делопроизводству

Необходимые умения

  • Составлять и оформлять организационные и методические документы
  • Редактировать тексты служебных документов
  • Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
  • Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
  • Использовать справочные правовые системы
  • Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером
  • Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
  • Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
  • Пользоваться электронной почтой
  • Пользоваться системами электронного документооборота

Необходимые знания

  • Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)
  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
  • Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
  • Правила документационного обеспечения деятельности организации
  • Порядок работы с документами
  • Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
  • Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)
  • Виды документов, их назначение
  • Основы документной лингвистики
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.10 Трудовая функция
Составление и оформление управленческой документации

Трудовые действия

  • Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
  • Печать служебных документов и материалов
  • Размножение служебных документов
  • Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Необходимые умения

  • Редактировать тексты служебных документов
  • Пользоваться унифицированными формами документов
  • Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов
  • Печатать служебные документы
  • Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
  • Работать с компьютером, сканером
  • Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
  • Пользоваться электронной почтой
  • Пользоваться системами электронного документооборота
  • Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

  • Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права)
  • Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
  • Правила документационного обеспечения деятельности организации
  • Порядок работы с документами
  • Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
  • Виды документов, их назначение
  • Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)
  • Правила подписания и утверждения документов
  • Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем
  • Основы документной лингвистики
  • Правила русского языка
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.11 Трудовая функция
Организация работы с документами в приемной руководителя

Трудовые действия

  • Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов
  • Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов
  • Подготовка документов для рассмотрения руководителем
  • Учет документов, поступающих на имя руководителя
  • Организация доставки документов исполнителям
  • Создание и ведение базы данных документов руководителя
  • Ведение информационно-справочной работы

Необходимые умения

  • Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией
  • Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами
  • Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами
  • Применять правила русского языка
  • Применять навыки скоростного письма
  • Составлять и оформлять локальные нормативные акты

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
  • Структура организации, руководство структурных подразделений
  • Современные информационные технологии работы с документами
  • Порядок работы с документами, схемы документооборота
  • Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
  • Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов
  • Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
  • Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
  • Системы электронного документооборота
  • Системы скоростного письма
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.12 Трудовая функция
Организация хранения документов в приемной руководителя

Трудовые действия

  • Разработка разделов номенклатуры дел организации
  • Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения
  • Подготовка и передача дел в архив организации

Необходимые умения

  • Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов
  • Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
  • Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
  • Обеспечивать сохранность документов организации
  • Производить подготовку дел для передачи в архив
  • Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
  • Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
  • Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
  • Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
  • Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
  • Требования охраны труда
  • Правила подготовки и передачи дел в архив организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.13 Трудовая функция
Обеспечение руководителя информацией

Трудовые действия

  • Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений
  • Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
  • Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате
  • Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных
  • Формирование и использование баз данных в организации

Необходимые умения

  • Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации
  • Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме
  • Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы
  • Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы
  • Вводить новые данные в справочно-информационные системы
  • Вводить в память компьютера электронные образы документов
  • Применять навыки скоростного письма
  • Применять навыки записи и расшифровки текста
  • Использовать современные технические средства в области скоростного письма
  • Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков
  • Применять информационно-коммуникационные технологии

Необходимые знания

  • Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
  • Состав внешних информационных потоков
  • Состав внутренних информационных потоков
  • Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
  • Особенности формирования баз данных в организации
  • Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков
  • Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
  • Системы скоростного письма
  • Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

3.14 Трудовая функция
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации

Трудовые действия

  • Информирование работников организации о решениях руководителя
  • Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
  • Оповещение работников о предстоящих мероприятиях
  • Организация встреч трудового коллектива с руководством
  • Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

Необходимые умения

  • Использовать современные технологии сбора и передачи информации
  • Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя
  • Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных
  • Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
  • Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате
  • Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные
  • Обеспечивать оперативность информационных потоков
  • Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
  • Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
  • Классификация управленческой информации, виды управленческой информации
  • Формы представления управленческой информации
  • Источники управленческой информации
  • Методика отбора источников информации
  • Требования, предъявляемые к управленческой информации
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Характеристика обобщенных трудовых функций

4. Обобщенная трудовая функция «Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации»

Возможные наименования должностей, профессий

  • Помощник руководителя

Требования к образованию и обучению

  • Высшее образование - бакалавриат
  • или
  • Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное
  • профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

  • Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики

-

Дополнительные характеристики

Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ЕКС
-
Секретарь руководителя
ОКСО 2016
7.46.03.02
Документоведение и архивоведение
ОКПДТР
26341
Секретарь руководителя
4.1 Трудовая функция
Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями

Трудовые действия

  • Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
  • Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
  • Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов
  • Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
  • Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
  • Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
  • Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
  • Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

Необходимые умения

  • Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации
  • Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями
  • Передавать информацию в систематизированном виде
  • Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы
  • Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков
  • Обеспечивать информационную безопасность организации
  • Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

  • Внутренняя и внешняя политика организации
  • Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними
  • Принципы и методы администрирования
  • Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
  • Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
  • Правила формирования и использования баз данных
  • Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации
  • Современные информационные технологии

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

4.2 Трудовая функция
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов

Трудовые действия

  • Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
  • Подготовка информационно-аналитических материалов
  • Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
  • Определение круга библиографических источников
  • Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
  • Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

Необходимые умения

  • Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки
  • Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке
  • Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям
  • Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде
  • Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов
  • Излагать материал в логической последовательности
  • Производить анализ и оценку изложенного материала
  • Оформлять текст в соответствующем стиле
  • Редактировать текст документов
  • Формулировать выводы и рекомендации
  • Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации
  • Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами
  • Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
  • Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций
  • Применять основы психологии делового общения

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
  • Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
  • Классификация управленческой информации, виды управленческой информации
  • Формы представления управленческой информации
  • Источники управленческой информации, методика отбора источников информации
  • Требования, предъявляемые к управленческой информации
  • Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов
  • Основы написания речей и докладов руководителя
  • Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад
  • Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
  • Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий
  • Современные средства сбора, обработки, систематизации информации
  • Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных
  • Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке
  • Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров
  • Правила работы с внешними носителями информации
  • Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания
  • Справочные правовые системы

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

4.3 Трудовая функция
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий

Трудовые действия

  • Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
  • Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
  • Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
  • Подготовка презентаций по указанию руководителя
  • Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя
  • Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

Необходимые умения

  • Составлять план поездки руководителя
  • Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя
  • Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов
  • Составлять пресс-релизы
  • Вести переговоры с партнерами
  • Работать в режиме многозадачности
  • Работать с большим объемом информации
  • Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя
  • Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
  • Обеспечивать информационную безопасность организации

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
  • Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
  • Психология делового общения, основы конфликтологии
  • Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий
  • Этикет и основы международного прокола
  • Правила составления и оформления документов
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации
  • Информационно-коммуникационные технологии

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

4.4 Трудовая функция
Организация исполнения решений руководителя

Трудовые действия

  • Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
  • Координация деятельности по исполнению решений руководителя
  • Контроль исполнения решений руководителя
  • Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

  • Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя
  • Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса
  • Принимать решения в процессе работы
  • Производить анализ исполнительской дисциплины
  • Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя
  • Пользоваться системами электронного документооборота
  • Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
  • Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

  • Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
  • Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
  • Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя
  • Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя
  • Системы электронного документооборота, базы данных
  • Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Скачайте полный проф.стандарт по кнопкам ниже: