Общие сведения
Код: 07.002Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм
Основная цель вида профессиональной деятельности
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Группа занятий
3343.
Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал
4226.
Служащие в приемной (общего профиля)
4120.
Секретари (общего профиля)
Отнесение к видам экономической деятельности
82.11
Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации
82.30
Деятельность по организации конференций и выставок
Функциональная карта вида профессиональной деятельности
Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт
Обобщенные трудовые функции
Трудовые функции
Код
Наименование
Уровень квалификации
Наименование
Код
Уровень квалификации
Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта
Ответственная организация-разработчик: НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москвы
Директор Хлюснева Людмила Петровна
Директор Хлюснева Людмила Петровна
1
ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва
2
ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет», город Москва
3
ФГБПОУ «Колледж МИД России», город Москва
4
ПАО «Московская объединенная энергетическая компания», город Москва
Характеристика обобщенных трудовых функций
1. Обобщенная трудовая функция «Организационное обеспечение деятельности организации»
Возможные наименования должностей, профессий
- Секретарь-администратор
Требования к образованию и обучению
- Среднее общее образование
- Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих
Требования к опыту практической работы
- -
Особые условия допуска к работе
Другие характеристики
-Дополнительные характеристики
Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ОКПДТР
26353
Секретарь-машинистка
1.1 Трудовая функция
Прием и распределение телефонных звонков организации
Трудовые действия
- Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
- Регистрация поступающих телефонных звонков
- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
Необходимые умения
- Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
- Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
- Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы
- Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров
- Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия
- Соблюдать служебный этикет
Необходимые знания
- Функции, задачи, структура организации, ее связи
- Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
- Этика делового общения
- Правила речевого этикета
- Требования охраны труда
- Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
1.2 Трудовая функция
Организация работы с посетителями организации
Трудовые действия
- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
- Ведение журнала записи посетителей
- Учет посетителей и оформление пропусков
- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
- Организация и бронирование переговорных комнат
- Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
- Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)
Необходимые умения
- Общаться с посетителями
- Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
- Вести учетные формы, использовать их для работы
- Создавать положительный имидж организации
- Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
- Применять информационно-коммуникационные технологии
- Обеспечивать конфиденциальность информации
Необходимые знания
- Правила организации приема посетителей
- Правила делового общения
- Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
- Правила организации приемов в офисе
- Правила сервировки чайного (кофейного) стола
- Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
- Этика делового общения
- Правила речевого этикета
- Требования охраны труда
- Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
1.3 Трудовая функция
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
Трудовые действия
- Ведение журнала разъездов работников организации
- Координация работы курьеров и водителей организации
- Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей
- Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации
Необходимые умения
- Составлять и вести учетные документы
- Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации
- Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации
- Оценивать результаты в рамках поставленных задач
- Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Необходимые знания
- Правила речевого этикета
- Этика делового общения
- Требования охраны труда
- Правила защиты конфиденциальной служебной информации
- Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
Характеристика обобщенных трудовых функций
2. Обобщенная трудовая функция «Документационное обеспечение деятельности организации»
Возможные наименования должностей, профессий
- Делопроизводитель
Требования к образованию и обучению
- Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
- или
- Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное
- профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
- -
Особые условия допуска к работе
Другие характеристики
-Дополнительные характеристики
Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ЕКС
-
Делопроизводитель
ОКСО 2016
7.46.02.01
Документационное обеспечение управления и архивоведение
ОКПДТР
21299
Делопроизводитель
2.1 Трудовая функция
Организация работы с документами
Трудовые действия
- Прием и первичная обработка входящих документов
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
- Регистрация входящих документов
- Организация доставки документов исполнителям
- Ведение базы данных документов организации
- Ведение информационно-справочной работы
- Обработка и отправка исходящих документов
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
- Контроль исполнения документов в организации
Необходимые умения
- Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
- Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
- Пользоваться справочно-правовыми системами
- Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
- Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
- Применять правила русского языка
- Применять навыки скоростного письма
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
- Структура организации, руководство структурных подразделений
- Современные информационные технологии работы с документами
- Порядок работы с документами
- Схемы документооборота
- Системы скоростного письма
- Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
- Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
- Типовые сроки исполнения документов
- Принципы работы со сроковой картотекой
- Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
- Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
- Правила документационного обеспечения деятельности организации
- Виды документов, их назначение
- Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
- Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
- Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
- Системы электронного документооборота
- Правила и сроки отправки исходящих документов
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
2.2 Трудовая функция
Организация текущего хранения документов
Трудовые действия
- Разработка номенклатуры дел организации
- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
- Формирование дел
- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
Необходимые умения
- Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
- Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив
- Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения
- Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
- Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
- Формировать документы в дела с учетом их специфики
- Систематизировать документы внутри дела
- Обеспечивать сохранность и защиту документов организации
- Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
- Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
- Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
- Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
- Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
- Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
2.3 Трудовая функция
Организация обработки дел для последующего хранения
Трудовые действия
- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Передача дел в архив организации
Необходимые умения
- Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
- Оформлять документы экспертной комиссии
- Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
- Производить хронологическо-структурную систематизацию дел
- Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения
- Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
- Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
- Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
- Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
- Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
- Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
- Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
- Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения
- Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
- Правила передачи дел в архив организации
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
Характеристика обобщенных трудовых функций
3. Обобщенная трудовая функция «Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации»
Возможные наименования должностей, профессий
- Секретарь руководителя
- Секретарь-стенографистка
- Стенографистка
Требования к образованию и обучению
- Высшее образование - бакалавриат
- или
- Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное
- профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
- Среднее профессиональное образование - программы подготовки
- специалистов среднего звена
- Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное
Требования к опыту практической работы
- Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
Особые условия допуска к работе
Другие характеристики
-Дополнительные характеристики
Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ЕКС
-
Секретарь руководителя
ОКСО 2016
7.46.03.02
Документоведение и архивоведение
ОКСО 2016
7.46.02.01
Документационное обеспечение управления и архивоведение
ОКПДТР
26341
Секретарь руководителя
ОКПДТР
26405
Секретарь-стенографистка
3.1 Трудовая функция
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
Трудовые действия
- Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
- Внесение информации в планировщик (органайзер)
- Согласование с руководителем времени планируемых действий
- Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
- Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
- Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
- Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
Необходимые умения
- Устанавливать цели, определять иерархию целей
- Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время
- Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени
- Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях
- Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации
Необходимые знания
- Специфика основной деятельности организации
- Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации
- Руководящий состав организации и ее подразделений
- Функции самоменеджмента
- Принципы и правила планирования рабочего времени
- Методы постановки целей
- Правила проведения деловых переговоров
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.2 Трудовая функция
Планирование рабочего дня секретаря
Трудовые действия
- Выбор и оформление планировщика секретаря
- Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе)
- Согласование планов с планами и сроками работы руководителя
- Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)
- Перенос невыполненных запланированных задач
- Выполнение типичных ежедневных дел
Необходимые умения
- Выбирать и оформлять планировщик
- Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе
- Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное
- Выбирать оптимальный ритм работы
- Анализировать причины невыполнения задач
- Применять информационно-коммуникационные технологии
Необходимые знания
- Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)
- Основы управления временем
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.3 Трудовая функция
Организация телефонных переговоров руководителя
Трудовые действия
- Ведение базы телефонных контактов руководителя
- Соединение руководителя с конкретными абонентами
- Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя
- Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков
- Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам
- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
- Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
- Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
Необходимые умения
- Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя
- Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
- Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
- Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения
- Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
- Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации
- Соблюдать служебный этикет
Необходимые знания
- Телефонные контакты руководителя
- Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали
- Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
- Правила поддержания и развития межличностных отношений
- Правила проведения деловых переговоров
- Правила защиты конфиденциальной информации
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.4 Трудовая функция
Организация командировок руководителя
Трудовые действия
- Подготовка проекта служебного задания руководителя
- Подготовка проекта приказа о служебной командировке
- Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
- Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
- Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
- Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
- Подготовка документов к поездке руководителя
- Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
- Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
- Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке
Необходимые умения
- Оформлять авансовые отчеты руководителя
- Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной
- Оформлять командировочные документы
- Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя
- Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя
- Применять способы делового общения
- Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки
Необходимые знания
- Порядок подготовки и проведения командировок
- Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя
- Деловой протокол
- Этика делового общения
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.5 Трудовая функция
Организация работы с посетителями в приемной руководителя
Трудовые действия
- Организация личного приема посетителей руководителем
- Установление порядка приема для различных категорий посетителей
- Ведение журнала предварительной записи на прием
- Регистрация посетителей
- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
- Организация приема деловых партнеров в офисе
- Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе
- Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
- Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя
Необходимые умения
- Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя
- Управлять конфликтами
- Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения
- Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
- Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
- Создавать положительный имидж организации
- Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
- Применять информационно-коммуникационные технологии
- Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне
Необходимые знания
- Правила организации приема посетителей
- Правила делового общения
- Правила речевого этикета
- Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
- Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
- Правила организации приемов в офисе
- Этикет и основы международного протокола
- Правила сервировки чайного (кофейного) стола
- Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
- Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.6 Трудовая функция
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
Трудовые действия
- Подготовка повестки дня мероприятия
- Оформление списка участников мероприятия
- Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия
- Выбор места и времени проведения мероприятия
- Подготовка предварительной сметы расходов
- Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
- Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
- Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
- Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
- Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
- Решение вопросов технического оснащения мероприятия
- Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
- Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
- Организация встречи и регистрация участников мероприятия
- Ведение протокола мероприятия
- Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
- Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
Необходимые умения
- Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы
- Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия
- Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия
- Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)
- Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз
- Соблюдать правила делового этикета и протокола
- Поддерживать имидж организации
- Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации
- Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде
- Обеспечивать безопасность деятельности организации
- Применять информационно-коммуникационные технологии
- Применять правила русского языка
- Применять навыки скоростного письма
- Применять навыки записи и расшифровки текста
- Использовать современные технические средства в области скоростного письма
- Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения
Необходимые знания
- Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных
- Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия
- Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия
- Основы написания речей и докладов руководителя
- Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
- Правила делового общения, делового этикета
- Этикет и основы международного протокола
- Правила проведения деловых переговоров
- Правила защиты конфиденциальной служебной информации
- Системы скоростного письма
- Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.7 Трудовая функция
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
Трудовые действия
- Документальное оформление решений руководителя
- Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
- Координация деятельности по исполнению решений руководителя
- Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
- Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
- Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
- Фиксация исполнения поручений
- Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя
Необходимые умения
- Вести сроковую картотеку
- Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя
- Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов
- Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя
- Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации
- Применять информационно-коммуникационные технологии
- Оценивать результаты в рамках поставленных задач
- Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Необходимые знания
- Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
- Принципы, способы информирования сотрудников
- Этика делового общения
- Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности
- Локальные нормативные акты организации
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.8 Трудовая функция
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
Трудовые действия
- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
- Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
- Организация оформления интерьера приемной руководителя
- Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой
- Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями
- Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
- Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания
Необходимые умения
- Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя
- Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности
- Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием
- Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой
- Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания
Необходимые знания
- Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты
- Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности
- Основы эргономики офиса и флористики
- Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений
- Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.9 Трудовая функция
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря
Трудовые действия
- Разработка должностной инструкции секретаря
- Разработка положения о секретариате
- Разработка инструкции по делопроизводству
Необходимые умения
- Составлять и оформлять организационные и методические документы
- Редактировать тексты служебных документов
- Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
- Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
- Использовать справочные правовые системы
- Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером
- Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
- Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
- Пользоваться электронной почтой
- Пользоваться системами электронного документооборота
Необходимые знания
- Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
- Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
- Правила документационного обеспечения деятельности организации
- Порядок работы с документами
- Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
- Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)
- Виды документов, их назначение
- Основы документной лингвистики
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.10 Трудовая функция
Составление и оформление управленческой документации
Трудовые действия
- Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
- Печать служебных документов и материалов
- Размножение служебных документов
- Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
Необходимые умения
- Редактировать тексты служебных документов
- Пользоваться унифицированными формами документов
- Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов
- Печатать служебные документы
- Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
- Работать с компьютером, сканером
- Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
- Пользоваться электронной почтой
- Пользоваться системами электронного документооборота
- Обеспечивать безопасность деятельности организации
Необходимые знания
- Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права)
- Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
- Правила документационного обеспечения деятельности организации
- Порядок работы с документами
- Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
- Виды документов, их назначение
- Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)
- Правила подписания и утверждения документов
- Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем
- Основы документной лингвистики
- Правила русского языка
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.11 Трудовая функция
Организация работы с документами в приемной руководителя
Трудовые действия
- Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов
- Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов
- Подготовка документов для рассмотрения руководителем
- Учет документов, поступающих на имя руководителя
- Организация доставки документов исполнителям
- Создание и ведение базы данных документов руководителя
- Ведение информационно-справочной работы
Необходимые умения
- Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией
- Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами
- Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами
- Применять правила русского языка
- Применять навыки скоростного письма
- Составлять и оформлять локальные нормативные акты
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
- Структура организации, руководство структурных подразделений
- Современные информационные технологии работы с документами
- Порядок работы с документами, схемы документооборота
- Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
- Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов
- Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
- Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
- Системы электронного документооборота
- Системы скоростного письма
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.12 Трудовая функция
Организация хранения документов в приемной руководителя
Трудовые действия
- Разработка разделов номенклатуры дел организации
- Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения
- Подготовка и передача дел в архив организации
Необходимые умения
- Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов
- Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
- Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
- Обеспечивать сохранность документов организации
- Производить подготовку дел для передачи в архив
- Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
- Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
- Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
- Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
- Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
- Требования охраны труда
- Правила подготовки и передачи дел в архив организации
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.13 Трудовая функция
Обеспечение руководителя информацией
Трудовые действия
- Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений
- Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
- Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате
- Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных
- Формирование и использование баз данных в организации
Необходимые умения
- Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации
- Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме
- Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы
- Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы
- Вводить новые данные в справочно-информационные системы
- Вводить в память компьютера электронные образы документов
- Применять навыки скоростного письма
- Применять навыки записи и расшифровки текста
- Использовать современные технические средства в области скоростного письма
- Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков
- Применять информационно-коммуникационные технологии
Необходимые знания
- Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
- Состав внешних информационных потоков
- Состав внутренних информационных потоков
- Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
- Особенности формирования баз данных в организации
- Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков
- Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
- Системы скоростного письма
- Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
3.14 Трудовая функция
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации
Трудовые действия
- Информирование работников организации о решениях руководителя
- Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
- Оповещение работников о предстоящих мероприятиях
- Организация встреч трудового коллектива с руководством
- Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам
Необходимые умения
- Использовать современные технологии сбора и передачи информации
- Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя
- Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных
- Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
- Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате
- Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные
- Обеспечивать оперативность информационных потоков
- Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
- Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
- Классификация управленческой информации, виды управленческой информации
- Формы представления управленческой информации
- Источники управленческой информации
- Методика отбора источников информации
- Требования, предъявляемые к управленческой информации
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
Характеристика обобщенных трудовых функций
4. Обобщенная трудовая функция «Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации»
Возможные наименования должностей, профессий
- Помощник руководителя
Требования к образованию и обучению
- Высшее образование - бакалавриат
- или
- Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное
- профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
- Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации
Особые условия допуска к работе
Другие характеристики
-Дополнительные характеристики
Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ЕКС
-
Секретарь руководителя
ОКСО 2016
7.46.03.02
Документоведение и архивоведение
ОКПДТР
26341
Секретарь руководителя
4.1 Трудовая функция
Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями
Трудовые действия
- Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
- Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
- Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов
- Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
- Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
- Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
- Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
- Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
Необходимые умения
- Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации
- Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями
- Передавать информацию в систематизированном виде
- Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы
- Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков
- Обеспечивать информационную безопасность организации
- Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)
Необходимые знания
- Внутренняя и внешняя политика организации
- Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними
- Принципы и методы администрирования
- Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
- Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
- Правила формирования и использования баз данных
- Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации
- Правила защиты конфиденциальной служебной информации
- Современные информационные технологии
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
4.2 Трудовая функция
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов
Трудовые действия
- Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
- Подготовка информационно-аналитических материалов
- Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
- Определение круга библиографических источников
- Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
- Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
Необходимые умения
- Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки
- Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке
- Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям
- Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде
- Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов
- Излагать материал в логической последовательности
- Производить анализ и оценку изложенного материала
- Оформлять текст в соответствующем стиле
- Редактировать текст документов
- Формулировать выводы и рекомендации
- Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации
- Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами
- Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
- Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций
- Применять основы психологии делового общения
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
- Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
- Классификация управленческой информации, виды управленческой информации
- Формы представления управленческой информации
- Источники управленческой информации, методика отбора источников информации
- Требования, предъявляемые к управленческой информации
- Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов
- Основы написания речей и докладов руководителя
- Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад
- Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
- Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий
- Современные средства сбора, обработки, систематизации информации
- Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных
- Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке
- Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров
- Правила работы с внешними носителями информации
- Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания
- Справочные правовые системы
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
4.3 Трудовая функция
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий
Трудовые действия
- Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
- Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
- Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
- Подготовка презентаций по указанию руководителя
- Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя
- Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров
Необходимые умения
- Составлять план поездки руководителя
- Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя
- Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов
- Составлять пресс-релизы
- Вести переговоры с партнерами
- Работать в режиме многозадачности
- Работать с большим объемом информации
- Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя
- Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
- Обеспечивать информационную безопасность организации
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
- Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
- Психология делового общения, основы конфликтологии
- Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий
- Этикет и основы международного прокола
- Правила составления и оформления документов
- Правила защиты конфиденциальной служебной информации
- Информационно-коммуникационные технологии
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
4.4 Трудовая функция
Организация исполнения решений руководителя
Трудовые действия
- Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
- Координация деятельности по исполнению решений руководителя
- Контроль исполнения решений руководителя
- Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя
Необходимые умения
- Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя
- Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса
- Принимать решения в процессе работы
- Производить анализ исполнительской дисциплины
- Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя
- Пользоваться системами электронного документооборота
- Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности
- Обеспечивать безопасность деятельности организации
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
- Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
- Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя
- Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя
- Системы электронного документооборота, базы данных
- Требования охраны труда
Требования к опыту практической работы
Требований нет
Другие характеристики
Другие специальности:
- Врач-биохимик
- Специалист-технолог подземных хранилищ газа
- Специалист по проектированию систем в корпусе
- Специалист по обеспечению механосборочного производства заготовками
- Специалист по обеспечению металлургического производства электроэнергией
- Специалист по электросталеплавильному производству
- Оператор по производству обоев
- Проходчик подземный
- Работник по исследованию скважин
- Электролизник водных растворов
- Работник по техническому обслуживанию оборудования водоподготовки в системах теплоснабжения
- Специалист в области биотехнологий продуктов питания
- Машинист буровой установки
- Специалист по переработке полимерных и композиционных материалов
- Инспектор в атомной энергетике
- Работник по эксплуатации оборудования, работающего под избыточным давлением, котлов и трубопроводов пара
- Специалист по организации производства в сфере биоэнергетики и биотоплива
- Гуммировщик металлоизделий
- Чистильщик металла, отливок, изделий и деталей
- Наладчик металлорежущих станков с числовым программным управлением
- Матрос
- Специалист технического обеспечения технологических процессов производства приборов квантовой электроники и фотоники
- Оператор спецоборудования по переработке жидких радиоактивных отходов
- Специалист по производству продукции телерадиовещательных средств массовой информации
- Специалист по операциям на межбанковском рынке