Специалист по формированию электронного архива

Возможные наименования должностей, профессий

• Оператор по сортировке и обработке документов
• Оператор по переводу документов в электронный вид
• Оператор по сканированию документов

Требования к образованию и обучению

• Среднее общее образование
• Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих

Требования к опыту практической работы

• -

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Формирование акта или описи при приеме документов от структурных подразделений или функционального заказчика для электронного архива
• Расфальцовка широкоформатных документов для электронного архива
• Удаление приспособлений, скрепляющих страницы документов
• Изъятие документов из файлов
• Наклеивание малоформатных документов на лист формата, установленного законодательством Российской Федерации для архивного хранения
• Расформирование документов на комплекты, группы, типы документов
• Нанесение штрихкодов на документы для архивного хранения
• Приведение документов к требуемому формату в соответствии с установленными требованиями для архивного хранения
• Вкладка листов - разделителей между комплектами, группами, типами документов для архивного хранения

Необходимые умения

• Вести прием документов с подготовкой акта или описи для архивного хранения
• Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными
• Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива
• Подготавливать документы к сканированию, исключая возможность нанесения вреда бумажным оригиналам для архивного хранения

Необходимые знания

• Методические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и их возврата в исходное состояние в системе электронного архива
• Требования к проведению сверки наличия документов в момент приема для архивного хранения
• Правила хранения документов в соответствии с их типами для архивного хранения
• Технологии подготовки документов к сканированию в системе электронного архива
• Порядок формирования документов в комплекты, группы, типы для архивного хранения
• Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения
• Требования к установленным нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения
• Требования законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Проверка штатного функционирования сканирующего оборудования для архивного хранения
• Укладка документов в технологические конверты для архивного хранения
• Укладка документов в сканер
• Контроль работы сканирующего оборудования
• Повторное сканирование документов при сбое в работе сканирующего оборудования
• Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
• Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
• Изъятие документов из сканера

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером для сканирования документов
• Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу
• Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива
• Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

Необходимые знания

• Требования к качеству и результатам сканирования в системе электронного архива
• Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
• Сроки выполнения работ для архивного хранения
• Требования к нормам выработки для архивного хранения
• Требования охраны труда
• Методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Скрепление документов скрепками, скобами
• Вложение документов в файлы
• Фальцовка широкоформатных документов
• Вложение документов в папки, скоросшиватели, коробки
• Фиксация местонахождения документов в системе учета
• Изъятие листов - разделителей из документов
• Возврат документов структурным подразделениям (функциональному заказчику)
• Передача документов в архив организации для хранения
• Формирование акта или описи при передаче документов в архив организации для хранения

Необходимые умения

• Организовывать процесс по возврату документов структурным подразделениям с подготовкой акта или описи
• Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными
• Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
• Приводить документы в первоначальное состояние, исключая возможности нанесения вреда бумажным оригиналам

Необходимые знания

• Методические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и возврата в исходное состояние
• Требования к проведению сверки наличия документов в момент передачи документов заказчику
• Порядок учета фактического местонахождения документов
• Технологии возврата документов в исходный вид для передачи документов заказчику
• Установленные сроки выполнения работ для передачи документов заказчику
• Требования к установленным нормам выработки передачи документов заказчику
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Контроль соответствия результатов сканирования установленным требованиям или фактическому состоянию оригиналов документов в системе электронного архива
• Удаление технологических и пустых листов
• Повторное сканирование документов при несоответствии результата сканирования установленным требованиям к качеству в системе электронного архива
• Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере в системе электронного архива
• Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером для сканирования документов в системе электронного архива
• Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу
• Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива
• Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров

Необходимые знания

• Требования к качеству и результатам сканирования
• Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
• Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения
• Требования к нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения
• Требования охраны труда
• Подходы и методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Увеличение яркости и контрастности графических образов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
• Удаление черных полей, вкраплений и элементов, не имеющих отношение к оригиналам документов в системе электронного архива
• Выравнивание и довороты графических образов по горизонтали и вертикали в системе электронного архива
• Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
• Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
• Приведение графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером и специализированным программным обеспечением, позволяющим осуществлять обработку графических образов документов в системе электронного архива
• Сохранять графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения
• Выполнять работы по приведению графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые знания

• Требования к качеству и результатам обработки графических образов документов в системе электронного архива
• Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
• Сроки выполнения работ по обработке графических образов документов в системе электронного архива
• Требования к нормам выработки по обработке графических образов документов в системе электронного архива
• Требования охраны труда
• Методики обработки графических образов документов, выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Возможные наименования должностей, профессий

• Специалист архива
• Специалист по индексированию документов

Требования к образованию и обучению

• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
• или
• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена (не профильное) и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее одного года по созданию графических образов документов

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
• Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива
• Исправление ошибок автоматизированного распознавания содержимого документов для архивного хранения
• Сохранение результатов контекстного сканирования с вводом необходимых атрибутов документа для архивного хранения
• Формирование итоговых таблиц по атрибутам документов на основании контекстного распознавания и ввода атрибутов документов для архивного хранения

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером и программным обеспечением для контекстного распознавания документов в системе электронного архива
• Выполнять процедуры повторной загрузки данных в случае наличия ошибок или сбоев
• Сохранять результаты контекстного сканирования с вводом необходимых атрибутов документа для архивного хранения
• Формировать итоговые таблицы для архивного хранения

Необходимые знания

• Требования к качеству и полноте контекстного распознавания и индексации по каждому типу документов в системе электронного архива
• Требования к составу и формату итоговых таблиц в системе электронного архива
• Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
• Сроки выполнения работ и нормы выработки контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива
• Требования охраны труда
• Методики ввода данных и исправления ошибок контекстного распознавания в системе электронного архива
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Формирование (перевод) обобщенных данных по результатам сканирования и индексации документов в формат баз данных используемой системы в электронном архиве
• Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива
• Проверка полноты соответствия изображения и целостности данных, загруженных в систему электронного архива
• Повторный запуск процесса загрузки данных в систему электронного архива в случае наличия ошибок или сбоев

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером и программным обеспечением для контекстного распознавания документов
• Загружать данные в различные информационные системы электронного архива
• Проверять соответствие изображения и целостность данных, загруженных в систему электронного архива
• Выполнять процедуры повторного запуска программного обеспечения в случае наличия ошибок и сбоев системы электронного архива

Необходимые знания

• Требования к формату баз данных системы электронного архива
• Методики оценки качества загруженных данных в систему электронного архива
• Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
• Сроки выполнения работ и нормы выработки формирования и загрузки обобщенных данных в систему электронного архива
• Требования охраны труда
• Последовательность действий для загрузки данных в систему электронного архива
• Требования законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Возможные наименования должностей, профессий

• Заместитель начальника отдела (службы, департамента) по сканированию и обработке данных
• Начальник отдела (службы, департамента) по сканированию и обработке данных
• Руководитель отдела (службы, департамента) по сканированию и обработке данных

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование - бакалавриат
• или
• Высшее образование (не профильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
• Среднее профессиональное образование (не профильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее одного года выполнения работ по формированию и загрузке данных в систему электронного архива при высшем образовании
• Не менее двух лет выполнения работ по формированию и загрузке данных в систему электронного архива при среднем профессиональном образовании

Особые условия допуска к работе

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Проведение инструктажа персонала по технологии выполнения работ и требованиям к качеству выполнения работ в системе электронного архива
• Обучение персонала вводу и обработке данных согласно требованиям, установленным технологическим регламентом в системе электронного архива
• Контроль соответствия выполняемых работ по вводу и обработке данных требованиям, установленным технологическим регламентом в системе электронного архива
• Контроль норм выработки ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Внесение изменений в технологический процесс для достижения наилучших результатов по вводу и обработке данных в системе электронного архива
• Консультирование сотрудников по вопросам технологического процесса и качества сканирования в системе электронного архива
• Обеспечение рабочих мест техническими средствами в соответствии с технологическими требованиями, установленными в системе электронного архива

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером для ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Проводить обучение и инструктаж персонала по функционированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
• Определять оптимальные методики выполнения работ в системе электронного архива для достижения обозначенных результатов с минимальными затратами
• Составлять регламенты, инструкции, технические задания и технические требования в системе электронного архива
• Настраивать и обслуживать сканирующее оборудование для системы электронного архива
• Устанавливать программное обеспечение для функционирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива

Необходимые знания

• Порядок организации процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива
• Методики обучения и оценки персонала по функционированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
• Производственные нормативы для составления регламентов функционирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Порядок использования персонального компьютера и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
• Требования охраны труда
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Определение потребности в разработке локальных нормативных актов и методических документов в системе электронного архива
• Подготовка инструкций, регламентов, технологических карт по организации процесса сканирования в системе электронного архива
• Внесение изменений и уточнений в инструкции, регламенты, технологические карты по организации процесса сканирования в системе электронного архива

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером для составления инструкций, регламентов, технологических карт по организации процесса сканирования в системе электронного архива
• Составлять регламенты, инструкции, технические задания и технические требования по вопросам организации процесса сканирования в системе электронного архива
• Оптимизировать производственные процессы сканирования в системе электронного архива

Необходимые знания

• Порядок организации процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива
• Производственные нормативы для построения регламентов процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива
• Правила использования специализированного программного обеспечения для процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива
• Требования охраны труда
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Выявление требований функциональных заказчиков к качеству сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Организация и проведение тестовых работ по сканированию для выявления скрытых особенностей документов и уточнения требований к результатам сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Формирование требований к составу и количеству технических средств и программного обеспечения, необходимых для выполнения работ по сканированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
• Подготовка и согласование технического задания или технических требований к сканированию, индексации и формированию итоговых баз данных в системе электронного архива
• Определение и расчет норм выработки на каждый вид работ в системе электронного архива
• Анализ потребности в техническом обеспечении средствами сканирования, ввода, обработки данных в системе электронного архива

Необходимые умения

• Пользоваться персональным компьютером для проведения тестовых работ по сканированию, ввода и обработке данных в системе электронного архива
• Определять требования к техническим средствам и программному обеспечению для выполнения работ по сканированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
• Оптимизировать технологию и производственные процессы сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Составлять квалификационные требования к персоналу, обеспечивающему процессы сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива

Необходимые знания

• Порядок организации и технология процесса сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Производственные нормативы процессов сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Состав и количество технических средств для соблюдения технологии и качественного выполнения работ по сканированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
• Требования к нормам выработки процессов сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
• Требования охраны труда
• Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики