Специалист службы протокола
Карточка профессионального стандарта содержит реквизиты документа, обобщённые трудовые функции и требования к квалификации.
Код
07.015
07.015
Регистрационный номер
1600
1600
Приказ
№ 52н от 30.01.2023
№ 52н от 30.01.2023
Как использовать профессиональный стандарт
Профессиональный стандарт «Специалист службы протокола» описывает квалификационные требования для соответствующего вида деятельности. При работе с карточкой сопоставляйте название стандарта, код 07.015, трудовые функции, возможные должности и требуемый уровень квалификации.
Для кадровых решений учитывают действующую редакцию документа, дату и номер утверждающего приказа, требования законодательства и фактические обязанности работника. Файлы в доступных форматах позволяют сверить полную структуру стандарта и формулировки требований с официальным документом.
Общие сведения
Вид профессиональной деятельности
Управление деятельностью по проведению протокольных мероприятий
Основная цель
Протокольно-организационное обеспечение мероприятий согласно международным нормам вежливости, делового этикета и протокольного старшинства
Классификаторы
| Классификатор | Код | Наименование |
|---|---|---|
| ОКЗ | 2432. | Специалисты по связям с общественностью |
| ОКЗ | 3332. | Организаторы конференций и других мероприятий |
| ОКВЭД | 82.11 | Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации |
| ОКВЭД | 82.30 | Деятельность по организации конференций и выставок |
| ОКВЭД | 84.21 | Деятельность международная |
Трудовые функции и требования
A Организационно-техническое обеспечение протокольных мероприятий
Уровень квалификации: 6
Возможные должности и профессии
- Специалист службы протокола
- Специалист организационно-протокольного обеспечения
- Специалист организационно-протокольного сопровождения
- Специалист службы протокольных мероприятий
Требования к образованию
- Высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту работы
- -
Особые условия допуска
- Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)
- Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
Другие характеристики
- Дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)
A/01.6 Паспортно-визовое обеспечение участников протокольных мероприятий
Трудовые действия
- Прием и регистрация заявок на обеспечение паспортно-визового сопровождения
- Определение необходимого перечня документов для обеспечения паспортно-визового сопровождения
- Предоставление необходимого пакета документов в визовые центры, отделы посольств и специальные службы страны в рамках паспортно-визового обеспечения
- Контроль статуса подготовки документов с целью организации паспортно-визового сопровождения
- Получение и передача готовой документации в рамках паспортно-визового обеспечения
Необходимые умения
- Работать с заявками на обеспечение паспортно-визового сопровождения
- Оформлять документы, подтверждающие, разрешающие или сопровождающие поездку
- Проверять правильность заполнения документов для обеспечения паспортно-визового сопровождения
- Вести учетные регистрационные формы в рамках обеспечения задач паспортно-визового сопровождения
- Использовать средства коммуникационной оргтехники для своевременного получения и передачи информации
- Вести деловые переговоры в пределах компетенции
- Вести деловую переписку
- Следить за изменениями законодательства Российской Федерации в области регулирования вопросов паспортно-визового обеспечения
Необходимые знания
- Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных
- Законодательство Российской Федерации в области организации выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию
- Порядок и правила оформления документов для получения визы, оформления заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и других документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку
- Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы, правила и условия организации командировок работников
- Требования принимающей стороны в области регулирования вопросов паспортно-визового обеспечения
- Структура и принципы организации документооборота
- Структура организации
- Правила деловой переписки
- Правила цифрового этикета
- Правила делового и речевого этикета
- Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними
Другие характеристики
- -
A/02.6 Документационное обеспечение протокольных мероприятий
Трудовые действия
- Подготовка пакета документов в соответствии с протокольным мероприятием
- Согласование документов в соответствии с протокольным мероприятием
- Внесение данных в формы документов в соответствии с протокольным мероприятием
- Рассылка приглашений на протокольное мероприятие
- Регистрация ответов на приглашения на протокольное мероприятие
- Подготовка атрибутов для применения их в протокольном мероприятии
- Регистрация документов протокольного мероприятия
Необходимые умения
- Разрабатывать формы документационного обеспечения протокольного мероприятия
- Составлять и редактировать служебные документы и письма
- Составлять приглашения на протокольные мероприятия
- Вести базу данных приглашенных на протокольное мероприятие лиц
- Создавать базы данных по протокольным мероприятиям
- Работать в системе электронного документооборота
- Использовать информационно-коммуникационные технологии, в том числе текстовые редакторы, электронные таблицы, электронную почту, браузеры, периферийные устройства
- Вести деловую переписку
Необходимые знания
- Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных
- Законодательство Российской Федерации о государственной и коммерческой тайне
- Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной документацией
- Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы и правила проведения протокольных мероприятий
- Структура и принципы организации документооборота
- Виды документов и их назначение
- Основы документальной лингвистики
- Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств
Другие характеристики
- -
A/03.6 Формирование специализированных фондов (подарочного, наградного, протокольной атрибутики) для протокольных мероприятий
Трудовые действия
- Определение вида и сроков формирования специализированного фонда для протокольных мероприятий
- Определение количественных и качественных потребностей для формирования специализированного фонда для протокольных мероприятий
- Формирование заявки на изготовление и закупку продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий
- Составление перечня продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий
- Обеспечение условий хранения продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий
- Регистрации и выдача продукции из специализированного фонда для проведения протокольных мероприятий
- Обеспечение своевременного пополнения специализированного фонда для протокольных мероприятий
- Учет продукции специализированного фонда
Необходимые умения
- Определять потребности целевых групп аудитории и содержание продукции в соответствии с целями создания специализированного фонда
- Выбирать продукцию из специализированного фонда в соответствии с категорией мероприятия и статусом получателей
- Составлять, систематизировать и актуализировать базу данных специализированных фондов
- Составлять учетные документы о приобретенной продукции для специализированного фонда
- Составлять отчетные документы о выдаче, движении, использовании, количестве и состоянии продукции специализированного фонда
- Использовать средства коммуникационной оргтехники для своевременного получения и передачи информации
Необходимые знания
- Законодательство и нормативно-правовые акты Российской Федерации о государственных символах, об официальных символах субъектов Российской Федерации, о геральдических знаках федеральных органов исполнительной власти и муниципальных образований
- Нормативные правовые акты о геральдическом обеспечении Вооруженных Сил Российской Федерации
- Локальные нормативные акты организации по проведению протокольных мероприятий
- Правила складского учета
- Правила проведения инвентаризации
- Структура и принципы организации делопроизводства, в том числе электронного делопроизводства
- Правила деловой переписки
- Правила протокола и этикета
- Правила цифрового этикета
- Памятные даты, даты и события, имеющие значение для организации и страны
- Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними
Другие характеристики
- -
B Организация и проведение протокольных мероприятий
Уровень квалификации: 6
Возможные должности и профессии
- Ведущий специалист службы протокола
- Ведущий специалист организационно-протокольного обеспечения
- Ведущий специалист организационно-протокольного сопровождения
- Ведущий специалист службы протокольных мероприятий
Требования к образованию
- Высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту работы
- Не менее года в области организационно-протокольного обеспечения
Особые условия допуска
- Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)
- Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
Другие характеристики
- Дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)
B/01.6 Организационное обеспечение протокольных мероприятий
Трудовые действия
- Планирование и организация протокольных мероприятий
- Определение даты, времени и места проведения протокольного мероприятия
- Разработка программы протокольных мероприятий
- Разработка сценария протокольных мероприятий
- Составление списка участников протокольных мероприятий
- Согласование формата протокольного мероприятия
- Подготовка проектов документов по протокольному обеспечению мероприятий
- Формирование предварительного бюджета протокольных мероприятий
- Взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации в ходе подготовки и проведения протокольных мероприятий
- Формирование заявки на привлечение профессионального переводчика
- Подготовка информационно-справочных и навигационных материалов для протокольных мероприятий
- Организация встречи, сопровождения и проводов участников протокольных мероприятий
- Составление и согласование схемы рассадки участников протокольных мероприятий
- Подготовка предложений по составлению меню на официальных приемах и протокольных мероприятиях
- Составление плана культурной программы для участников протокольных мероприятий
- Оповещение участников протокольных мероприятий о времени и месте их проведения
- Консультирование участников протокольных мероприятий по организационным вопросам протокольных мероприятий на всех этапах их реализации
- Составление отчета по итогам проведения протокольных мероприятий
- Ведение базы данных о проведении протокольных мероприятий
Необходимые умения
- Составлять план и сценарий протокольного мероприятия
- Готовить список участников, регламент мероприятия
- Работать в составе рабочей группы или самостоятельно
- Оценивать возможные места проведения мероприятия с учетом целей мероприятия, состава его участников и национальных особенностей
- Составлять и оформлять организационно-справочные, организационные и управленческие документы
- Применять современные тенденции в области международного, делового и государственного протокола
- Взаимодействовать с представителями федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации
- Вести деловые переговоры с партнерами
- Вести деловую переписку
- Соблюдать принципы протокольного старшинства и международной вежливости
- Контролировать качество оформления и декорирования мест проведения протокольных мероприятий
- Обеспечивать выполнение протокольных стандартов при проведении протокольных мероприятий с рассадкой с учетом норм международной вежливости и протокольного старшинства
- Обеспечивать контроль качества блюд и сервисного обслуживания во время проведения протокольного мероприятия
- Выполнять документальное сопровождение протокольных мероприятий
- Составлять бюджет протокольного мероприятия
- Обеспечивать протокольно-организационную поддержку во время проведения протокольных мероприятий
- Взаимодействовать с прибывающей стороной при подготовке информационно-справочных материалов по проведению протокольных мероприятий
- Выбирать сувенирную, наградную и подарочную продукцию согласно категориям проведения протокольного мероприятия и статуса получателей
- Взаимодействовать со всеми службами, занятыми при проведении протокольных мероприятий
- Оценивать репутационные и имиджевые риски при проведении протокольных мероприятий
- Составлять учетные документы по проведению протокольных мероприятий
- Составлять отчетные документы для осуществления контроля проведения протокольных мероприятий
- Соблюдать требования охраны труда и пожарной безопасности
- Обеспечивать сохранность и нераспространение персональных данных
- Работать с базами данных, в том числе со справочно-правовыми базами данных
- Создавать и актуализировать базу данных материалов по проведенным мероприятиям
- Использовать современные информационно-коммуникационные технологии для рациональной организации информационных процессов
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты об официальных символах: флаге, гербе и гимне Российской Федерации
- Нормативные правовые акты об официальных символах субъектов Российской Федерации
- Нормативные правовые акты о геральдическом обеспечении Вооруженных Сил Российской Федерации
- Нормативные правовые акты о геральдических знаках федеральных органов исполнительной власти и муниципальных образований Российской Федерации
- Законодательство Российской Федерации в области защиты информации
- Законодательство Российской Федерации в области организации въезда иностранных граждан
- Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной и конфиденциальной документацией
- Действующие международные, нормативные правовые акты в сфере протокольного старшинства
- Тенденции развития международного, делового этикета и протокола
- Исторические основы проведения протокольных мероприятий
- Виды протокольных мероприятий и особенности их проведения
- Правила проведения культурно-массовых мероприятий
- Локальные нормативные акты организации по проведению протокольных мероприятий
- Правила организации протокольного мероприятия, в том числе с участием иностранных делегаций
- Структура и принципы организации документооборота
- Правила составления и оформления документов
- Структура организации
- Порядок взаимодействия структурных подразделений и организаций, участвующих в подготовке и проведении официальных приемов
- Основы бюджетирования
- Основы маркетинговых технологий
- Методы управления рисками
- Правила международного, делового и светского этикета
- Основы деловых и кросс-культурных коммуникаций
- Нормы протокольного старшинства и международной вежливости
- Основы организации питания
- Основы сервисного и транспортного обслуживания
- Основы конфликтологии и психология делового общения
- Основы протокольной флористики и геральдики
- Правила деловой переписки
- Основы документальной лингвистики
- Правила русского языка
- Значимые события Российской Федерации и их даты
- Особенности формирования баз данных в организации
- Современные методы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств
- Требования охраны труда и пожарной безопасности
Другие характеристики
- -
B/02.6 Разработка локальных нормативных актов и регламентирующих документов по протокольной деятельности
Трудовые действия
- Разработка должностной инструкции специалиста службы протокола
- Разработка положения о службе протокола
- Разработка инструкции о приеме делегаций разного уровня и проведении выездных мероприятиях
- Разработка регламентирующих документов по проведению протокольных мероприятий с участием должностных лиц организации
Необходимые умения
- Составлять и оформлять организационно-распорядительные и методические документы
- Редактировать тексты служебной документации
- Работать с различными базами данных, в том числе со справочно-правовыми базами данных
- Использовать информационно-коммуникационные технологии, в том числе текстовые редакторы, электронные таблицы, электронную почту, браузеры, периферийные устройства
- Работать в системе электронного документооборота
Необходимые знания
- Основы административного, трудового и гражданского права
- Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной документацией
- Требования к оформлению, реквизитам, порядку разработки и утверждения локальных нормативных актов
- Структура и принципы организации документооборота
- Правила составления организационно-распорядительной и методической документации
- Виды документов и их назначение
- Структура организации
- Правила согласования, подписания и утверждения документов
- Основы документальной лингвистики
- Правила русского языка
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств
- Требования охраны труда и пожарной безопасности
Другие характеристики
- -
B/03.6 Консультирование по вопросам соблюдения норм и правил государственного, международного протокола и делового этикета
Трудовые действия
- Планирование информационно-просветительских мероприятий и консультаций в области делового этикета и протокола
- Проведение групповых и индивидуальных консультаций по вопросам делового этикета и протокола
- Подготовка информационных и презентационных материалов для различных групп сотрудников о соблюдении норм и правил делового этикета и протокола
- Разработка методических рекомендаций по соблюдению норм и правил делового этикета и протокола
- Консультационная поддержка выбора образовательной или просветительской программы по деловому этикету и протоколу с учетом потребностей работников
Необходимые умения
- Планировать систему информационно-просветительских мероприятий, направленных на развитие навыков делового этикета и протокола
- Определять содержание и форму информационных, разъяснительных и презентационных материалов
- Проводить консультации непосредственно или с использованием электронных средств связи
- Использовать информационно-коммуникационные технологии, в том числе текстовые редакторы, электронные таблицы, электронную почту, браузеры, периферийные устройства
Необходимые знания
- Тенденции развития делового этикета и протокола
- Информационные и образовательные ресурсы, направленные на развитие делового этикета и протокола
- Текстовые, графические, табличные редакторы, видеоредакторы и аудиоредакторы
- Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы и правила проведения протокольных мероприятий
- Правила составления методической документации
- Правила делового переписки и нормы русского языка
- Правила цифрового этикета
- Правила делового общения и речевого этикета
- Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств
Другие характеристики
- -
C Руководство деятельностью подразделения по протокольно-организационному обеспечению
Уровень квалификации: 6
Возможные должности и профессии
- Заместитель начальника отдела (службы, департамента) протокола
- Заместитель начальника отдела (службы, департамента) организационно-протокольного обеспечения
- Заместитель начальника отдела (службы, департамента) организационно-протокольного сопровождения
- Заместитель начальника отдела (службы, департамента) протокольных мероприятий
- Начальник отдела (службы, департамента) протокола
- Начальник отдела (службы, департамента) организационно-протокольного обеспечения
- Начальник отдела (службы, департамента) организационно-протокольного сопровождения
- Руководитель отдела (службы, департамента) организационно-протокольного сопровождения
- Руководитель отдела (службы, департамента) протокольных мероприятий
Требования к образованию
- Высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту работы
- Не менее трех лет в области организационно-протокольного обеспечения
Особые условия допуска
- Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)
- Прохождение обучения мерам пожарной безопасности4
Другие характеристики
- Дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)
C/01.6 Управление деятельностью подразделения по протокольно-организационному обеспечению
Трудовые действия
- Определение целей, задач и функций подразделения по направлению протокольной деятельности
- Формирование и построение структуры подразделения по направлению протокольной деятельности
- Распределение служебных материалов, поручений, заданий и документов для исполнения между работниками подразделения по направлению протокольной деятельности
- Планирование текущей и перспективной деятельности подразделения по направлению протокольной деятельности с учетом производственных и стратегических задач организации
- Руководство работниками подразделения по направлению протокольной деятельности
- Определение порядка взаимозаменяемости работников подразделения по протокольной деятельности
- Обеспечение взаимодействия подразделения по протокольной деятельности с другими структурными подразделениями организации
- Определение потребности подразделения по протокольной деятельности в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах
- Контроль и оценка эффективности деятельности сотрудников подразделения по протокольной деятельности
- Контроль соблюдения работниками подразделения по протокольной деятельности требований локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации
- Организация тестирования профессиональных знаний и умений работников подразделения по протокольной деятельности
- Организация обучения работников подразделения по протокольной деятельности с целью развития и повышения профессионального уровня
- Определение критериев подбора и приема персонала на замещение вакантных должностей подразделения по протокольной деятельности
- Подготовка предложений по совершенствованию протокольно-организационного обеспечения деятельности
Необходимые умения
- Определять круг профессиональных компетенций работников подчиненного подразделения
- Разрабатывать матрицу ответственности для работников структурного подразделения
- Организовывать коллективную и индивидуальную работу работников структурного подразделения
- Производить проверку и координацию выполнения поставленных задач
- Организовывать и координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками структурного подразделения, другими структурными подразделениями, должностными лицами и с представителями внешней среды организации
- Принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения
- Управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной
- Разрабатывать и составлять бюджеты структурного подразделения
- Производить анализ бюджетных показателей работы структурного подразделения
- Производить анализ эффективности работы структурного подразделения на основе сводных учетных и отчетных документов
- Организовывать обучение и повышение квалификации подчиненного персонала структурного подразделения
- Разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников структурного подразделения
- Следить за изменением законодательства Российской Федерации в сфере регулирования профессиональной деятельности
- Разрабатывать и внедрять новые методы и технологии работы в деятельность структурного подразделения
- Вести деловые переговоры и деловую переписку
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, составления баз данных, систематизации и анализа данных
Необходимые знания
- Трудовое законодательство Российской Федерации
- Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией
- Основы административного и гражданского права
- Локальные нормативные акты организации по проведению протокольных мероприятий
- Правила составления и оформления локальных нормативных документов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации
- Передовой отечественный и международный опыт в области протокольной деятельности
- Основы геральдики и протокольной флористики
- Основы финансового менеджмента
- Методики управления персоналом организации
- Методы и принципы планирования
- Методы мотивирования персонала
- Методики оценки эффективности деятельности персонала и структурного подразделения
- Структура организации и функциональные связи между структурными подразделениями
- Основы психологии и делового общения
- Правила делового и цифрового этикета
- Правила ведения деловой переписки
- Правила и нормы русского языка
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств
- Компьютерные программы для ведения учета, составления баз данных, систематизации и анализа данных
- Правила эргономики и организации рабочих мест сотрудников организации
- Требования охраны труда и пожарной безопасности
Другие характеристики
- -
C/02.6 Управление разработкой локальных нормативных актов и регламентирующих документов по протокольной деятельности
Трудовые действия
- Анализ локальных нормативных актов и регламентирующих документов по вопросам протокольного обеспечения
- Определение целей, предмета регулирования и условий разработки новых локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам протокольной деятельности
- Определение сводного перечня локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам обеспечения протокольной деятельности
- Организация разработки локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам обеспечения протокольной деятельности
- Согласование локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам обеспечения протокольной деятельности
- Организация процесса ознакомления работников с локальными нормативными актами и регламентирующими документами по вопросам обеспечения протокольной деятельности
- Организация работы по актуализации документов, регламентирующих проведение протокольных мероприятий
Необходимые умения
- Разрабатывать локальные нормативные акты, регламентирующие документы и методические материалы
- Применять правовые нормы при составлении и оформлении служебных документов
- Организовывать деятельность рабочих групп и отдельных специалистов по подготовке проектов локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации
- Проводить процедуры рассмотрения и согласования проектов локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации
- Консультировать работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и регламентирующих документов в области обеспечения протокольной деятельности
- Проверять выполнение работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах и регламентирующих документах по вопросам обеспечения протокольной деятельности
Необходимые знания
- Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной документацией
- Структура и принципы организации документооборота
- Требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов и регламентирующих документов
- Основы документальной лингвистики
- Методики разработки и внедрения локальных нормативных актов и регламентирующих документов
- Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и регламентирующими документами организации
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств
- Требования охраны труда и пожарной безопасности
Другие характеристики
- -
Организации-разработчики
Ответственная организация: НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москва, Директор, Хлюснева Людмила Петровна
- НП «Национальная ассоциация специалистов по протоколу», город Москва
- ООО «Агентство «Деловой протокол», город Москва
- ПАО «Газпромбанк», город Москва
- Союз «Агентство развития профессиональных сообществ и рабочих кадров «Молодые профессионалы (Ворлдскиллс Россия)», город Москва