Специалист службы протокола

Возможные наименования должностей, профессий

• Специалист службы протокола
• Специалист организационно-протокольного обеспечения
• Специалист организационно-протокольного сопровождения
• Специалист службы протокольных мероприятий

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• -

Особые условия допуска к работе

• Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)
• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности

Другие характеристики

Дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Прием и регистрация заявок на обеспечение паспортно-визового сопровождения
• Определение необходимого перечня документов для обеспечения паспортно-визового сопровождения
• Предоставление необходимого пакета документов в визовые центры, отделы посольств и специальные службы страны в рамках паспортно-визового обеспечения
• Контроль статуса подготовки документов с целью организации паспортно-визового сопровождения
• Получение и передача готовой документации в рамках паспортно-визового обеспечения

Необходимые умения

• Работать с заявками на обеспечение паспортно-визового сопровождения
• Оформлять документы, подтверждающие, разрешающие или сопровождающие поездку
• Проверять правильность заполнения документов для обеспечения паспортно-визового сопровождения
• Вести учетные регистрационные формы в рамках обеспечения задач паспортно-визового сопровождения
• Использовать средства коммуникационной оргтехники для своевременного получения и передачи информации
• Вести деловые переговоры в пределах компетенции
• Вести деловую переписку
• Следить за изменениями законодательства Российской Федерации в области регулирования вопросов паспортно-визового обеспечения

Необходимые знания

• Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных
• Законодательство Российской Федерации в области организации выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию
• Порядок и правила оформления документов для получения визы, оформления заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и других документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку
• Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы, правила и условия организации командировок работников
• Требования принимающей стороны в области регулирования вопросов паспортно-визового обеспечения
• Структура и принципы организации документооборота
• Структура организации
• Правила деловой переписки
• Правила цифрового этикета
• Правила делового и речевого этикета
• Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-

Трудовые действия

• Подготовка пакета документов в соответствии с протокольным мероприятием
• Согласование документов в соответствии с протокольным мероприятием
• Внесение данных в формы документов в соответствии с протокольным мероприятием
• Рассылка приглашений на протокольное мероприятие
• Регистрация ответов на приглашения на протокольное мероприятие
• Подготовка атрибутов для применения их в протокольном мероприятии
• Регистрация документов протокольного мероприятия

Необходимые умения

• Разрабатывать формы документационного обеспечения протокольного мероприятия
• Составлять и редактировать служебные документы и письма
• Составлять приглашения на протокольные мероприятия
• Вести базу данных приглашенных на протокольное мероприятие лиц
• Создавать базы данных по протокольным мероприятиям
• Работать в системе электронного документооборота
• Использовать информационно-коммуникационные технологии, в том числе текстовые редакторы, электронные таблицы, электронную почту, браузеры, периферийные устройства
• Вести деловую переписку

Необходимые знания

• Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных
• Законодательство Российской Федерации о государственной и коммерческой тайне
• Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной документацией
• Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы и правила проведения протокольных мероприятий
• Структура и принципы организации документооборота
• Виды документов и их назначение
• Основы документальной лингвистики
• Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-

Трудовые действия

• Определение вида и сроков формирования специализированного фонда для протокольных мероприятий
• Определение количественных и качественных потребностей для формирования специализированного фонда для протокольных мероприятий
• Формирование заявки на изготовление и закупку продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий
• Составление перечня продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий
• Обеспечение условий хранения продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий
• Регистрации и выдача продукции из специализированного фонда для проведения протокольных мероприятий
• Обеспечение своевременного пополнения специализированного фонда для протокольных мероприятий
• Учет продукции специализированного фонда

Необходимые умения

• Определять потребности целевых групп аудитории и содержание продукции в соответствии с целями создания специализированного фонда
• Выбирать продукцию из специализированного фонда в соответствии с категорией мероприятия и статусом получателей
• Составлять, систематизировать и актуализировать базу данных специализированных фондов
• Составлять учетные документы о приобретенной продукции для специализированного фонда
• Составлять отчетные документы о выдаче, движении, использовании, количестве и состоянии продукции специализированного фонда
• Использовать средства коммуникационной оргтехники для своевременного получения и передачи информации

Необходимые знания

• Законодательство и нормативно-правовые акты Российской Федерации о государственных символах, об официальных символах субъектов Российской Федерации, о геральдических знаках федеральных органов исполнительной власти и муниципальных образований
• Нормативные правовые акты о геральдическом обеспечении Вооруженных Сил Российской Федерации
• Локальные нормативные акты организации по проведению протокольных мероприятий
• Правила складского учета
• Правила проведения инвентаризации
• Структура и принципы организации делопроизводства, в том числе электронного делопроизводства
• Правила деловой переписки
• Правила протокола и этикета
• Правила цифрового этикета
• Памятные даты, даты и события, имеющие значение для организации и страны
• Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-

Возможные наименования должностей, профессий

• Ведущий специалист службы протокола
• Ведущий специалист организационно-протокольного обеспечения
• Ведущий специалист организационно-протокольного сопровождения
• Ведущий специалист службы протокольных мероприятий

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее года в области организационно-протокольного обеспечения

Особые условия допуска к работе

• Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)
• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности

Другие характеристики

Дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Планирование и организация протокольных мероприятий
• Определение даты, времени и места проведения протокольного мероприятия
• Разработка программы протокольных мероприятий
• Разработка сценария протокольных мероприятий
• Составление списка участников протокольных мероприятий
• Согласование формата протокольного мероприятия
• Подготовка проектов документов по протокольному обеспечению мероприятий
• Формирование предварительного бюджета протокольных мероприятий
• Взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации в ходе подготовки и проведения протокольных мероприятий
• Формирование заявки на привлечение профессионального переводчика
• Подготовка информационно-справочных и навигационных материалов для протокольных мероприятий
• Организация встречи, сопровождения и проводов участников протокольных мероприятий
• Составление и согласование схемы рассадки участников протокольных мероприятий
• Подготовка предложений по составлению меню на официальных приемах и протокольных мероприятиях
• Составление плана культурной программы для участников протокольных мероприятий
• Оповещение участников протокольных мероприятий о времени и месте их проведения
• Консультирование участников протокольных мероприятий по организационным вопросам протокольных мероприятий на всех этапах их реализации
• Составление отчета по итогам проведения протокольных мероприятий
• Ведение базы данных о проведении протокольных мероприятий

Необходимые умения

• Составлять план и сценарий протокольного мероприятия
• Готовить список участников, регламент мероприятия
• Работать в составе рабочей группы или самостоятельно
• Оценивать возможные места проведения мероприятия с учетом целей мероприятия, состава его участников и национальных особенностей
• Составлять и оформлять организационно-справочные, организационные и управленческие документы
• Применять современные тенденции в области международного, делового и государственного протокола
• Взаимодействовать с представителями федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации
• Вести деловые переговоры с партнерами
• Вести деловую переписку
• Соблюдать принципы протокольного старшинства и международной вежливости
• Контролировать качество оформления и декорирования мест проведения протокольных мероприятий
• Обеспечивать выполнение протокольных стандартов при проведении протокольных мероприятий с рассадкой с учетом норм международной вежливости и протокольного старшинства
• Обеспечивать контроль качества блюд и сервисного обслуживания во время проведения протокольного мероприятия
• Выполнять документальное сопровождение протокольных мероприятий
• Составлять бюджет протокольного мероприятия
• Обеспечивать протокольно-организационную поддержку во время проведения протокольных мероприятий
• Взаимодействовать с прибывающей стороной при подготовке информационно-справочных материалов по проведению протокольных мероприятий
• Выбирать сувенирную, наградную и подарочную продукцию согласно категориям проведения протокольного мероприятия и статуса получателей
• Взаимодействовать со всеми службами, занятыми при проведении протокольных мероприятий
• Оценивать репутационные и имиджевые риски при проведении протокольных мероприятий
• Составлять учетные документы по проведению протокольных мероприятий
• Составлять отчетные документы для осуществления контроля проведения протокольных мероприятий
• Соблюдать требования охраны труда и пожарной безопасности
• Обеспечивать сохранность и нераспространение персональных данных
• Работать с базами данных, в том числе со справочно-правовыми базами данных
• Создавать и актуализировать базу данных материалов по проведенным мероприятиям
• Использовать современные информационно-коммуникационные технологии для рациональной организации информационных процессов

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты об официальных символах: флаге, гербе и гимне Российской Федерации
• Нормативные правовые акты об официальных символах субъектов Российской Федерации
• Нормативные правовые акты о геральдическом обеспечении Вооруженных Сил Российской Федерации
• Нормативные правовые акты о геральдических знаках федеральных органов исполнительной власти и муниципальных образований Российской Федерации
• Законодательство Российской Федерации в области защиты информации
• Законодательство Российской Федерации в области организации въезда иностранных граждан
• Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной и конфиденциальной документацией
• Действующие международные, нормативные правовые акты в сфере протокольного старшинства
• Тенденции развития международного, делового этикета и протокола
• Исторические основы проведения протокольных мероприятий
• Виды протокольных мероприятий и особенности их проведения
• Правила проведения культурно-массовых мероприятий
• Локальные нормативные акты организации по проведению протокольных мероприятий
• Правила организации протокольного мероприятия, в том числе с участием иностранных делегаций
• Структура и принципы организации документооборота
• Правила составления и оформления документов
• Структура организации
• Порядок взаимодействия структурных подразделений и организаций, участвующих в подготовке и проведении официальных приемов
• Основы бюджетирования
• Основы маркетинговых технологий
• Методы управления рисками
• Правила международного, делового и светского этикета
• Основы деловых и кросс-культурных коммуникаций
• Нормы протокольного старшинства и международной вежливости
• Основы организации питания
• Основы сервисного и транспортного обслуживания
• Основы конфликтологии и психология делового общения
• Основы протокольной флористики и геральдики
• Правила деловой переписки
• Основы документальной лингвистики
• Правила русского языка
• Значимые события Российской Федерации и их даты
• Особенности формирования баз данных в организации
• Современные методы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств
• Требования охраны труда и пожарной безопасности

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-

Трудовые действия

• Разработка должностной инструкции специалиста службы протокола
• Разработка положения о службе протокола
• Разработка инструкции о приеме делегаций разного уровня и проведении выездных мероприятиях
• Разработка регламентирующих документов по проведению протокольных мероприятий с участием должностных лиц организации

Необходимые умения

• Составлять и оформлять организационно-распорядительные и методические документы
• Редактировать тексты служебной документации
• Работать с различными базами данных, в том числе со справочно-правовыми базами данных
• Использовать информационно-коммуникационные технологии, в том числе текстовые редакторы, электронные таблицы, электронную почту, браузеры, периферийные устройства
• Работать в системе электронного документооборота

Необходимые знания

• Основы административного, трудового и гражданского права
• Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной документацией
• Требования к оформлению, реквизитам, порядку разработки и утверждения локальных нормативных актов
• Структура и принципы организации документооборота
• Правила составления организационно-распорядительной и методической документации
• Виды документов и их назначение
• Структура организации
• Правила согласования, подписания и утверждения документов
• Основы документальной лингвистики
• Правила русского языка
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств
• Требования охраны труда и пожарной безопасности

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-

Трудовые действия

• Планирование информационно-просветительских мероприятий и консультаций в области делового этикета и протокола
• Проведение групповых и индивидуальных консультаций по вопросам делового этикета и протокола
• Подготовка информационных и презентационных материалов для различных групп сотрудников о соблюдении норм и правил делового этикета и протокола
• Разработка методических рекомендаций по соблюдению норм и правил делового этикета и протокола
• Консультационная поддержка выбора образовательной или просветительской программы по деловому этикету и протоколу с учетом потребностей работников

Необходимые умения

• Планировать систему информационно-просветительских мероприятий, направленных на развитие навыков делового этикета и протокола
• Определять содержание и форму информационных, разъяснительных и презентационных материалов
• Проводить консультации непосредственно или с использованием электронных средств связи
• Использовать информационно-коммуникационные технологии, в том числе текстовые редакторы, электронные таблицы, электронную почту, браузеры, периферийные устройства

Необходимые знания

• Тенденции развития делового этикета и протокола
• Информационные и образовательные ресурсы, направленные на развитие делового этикета и протокола
• Текстовые, графические, табличные редакторы, видеоредакторы и аудиоредакторы
• Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы и правила проведения протокольных мероприятий
• Правила составления методической документации
• Правила делового переписки и нормы русского языка
• Правила цифрового этикета
• Правила делового общения и речевого этикета
• Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-

Возможные наименования должностей, профессий

• Заместитель начальника отдела (службы, департамента) протокола
• Заместитель начальника отдела (службы, департамента) организационно-протокольного обеспечения
• Заместитель начальника отдела (службы, департамента) организационно-протокольного сопровождения
• Заместитель начальника отдела (службы, департамента) протокольных мероприятий
• Начальник отдела (службы, департамента) протокола
• Начальник отдела (службы, департамента) организационно-протокольного обеспечения
• Начальник отдела (службы, департамента) организационно-протокольного сопровождения
• Руководитель отдела (службы, департамента) организационно-протокольного сопровождения
• Руководитель отдела (службы, департамента) протокольных мероприятий

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее трех лет в области организационно-протокольного обеспечения

Особые условия допуска к работе

• Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)
• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности4

Другие характеристики

Дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года)

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Определение целей, задач и функций подразделения по направлению протокольной деятельности
• Формирование и построение структуры подразделения по направлению протокольной деятельности
• Распределение служебных материалов, поручений, заданий и документов для исполнения между работниками подразделения по направлению протокольной деятельности
• Планирование текущей и перспективной деятельности подразделения по направлению протокольной деятельности с учетом производственных и стратегических задач организации
• Руководство работниками подразделения по направлению протокольной деятельности
• Определение порядка взаимозаменяемости работников подразделения по протокольной деятельности
• Обеспечение взаимодействия подразделения по протокольной деятельности с другими структурными подразделениями организации
• Определение потребности подразделения по протокольной деятельности в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах
• Контроль и оценка эффективности деятельности сотрудников подразделения по протокольной деятельности
• Контроль соблюдения работниками подразделения по протокольной деятельности требований локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации
• Организация тестирования профессиональных знаний и умений работников подразделения по протокольной деятельности
• Организация обучения работников подразделения по протокольной деятельности с целью развития и повышения профессионального уровня
• Определение критериев подбора и приема персонала на замещение вакантных должностей подразделения по протокольной деятельности
• Подготовка предложений по совершенствованию протокольно-организационного обеспечения деятельности

Необходимые умения

• Определять круг профессиональных компетенций работников подчиненного подразделения
• Разрабатывать матрицу ответственности для работников структурного подразделения
• Организовывать коллективную и индивидуальную работу работников структурного подразделения
• Производить проверку и координацию выполнения поставленных задач
• Организовывать и координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками структурного подразделения, другими структурными подразделениями, должностными лицами и с представителями внешней среды организации
• Принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения
• Управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной
• Разрабатывать и составлять бюджеты структурного подразделения
• Производить анализ бюджетных показателей работы структурного подразделения
• Производить анализ эффективности работы структурного подразделения на основе сводных учетных и отчетных документов
• Организовывать обучение и повышение квалификации подчиненного персонала структурного подразделения
• Разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников структурного подразделения
• Следить за изменением законодательства Российской Федерации в сфере регулирования профессиональной деятельности
• Разрабатывать и внедрять новые методы и технологии работы в деятельность структурного подразделения
• Вести деловые переговоры и деловую переписку
• Использовать компьютерные программы для ведения учета, составления баз данных, систематизации и анализа данных

Необходимые знания

• Трудовое законодательство Российской Федерации
• Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией
• Основы административного и гражданского права
• Локальные нормативные акты организации по проведению протокольных мероприятий
• Правила составления и оформления локальных нормативных документов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации
• Передовой отечественный и международный опыт в области протокольной деятельности
• Основы геральдики и протокольной флористики
• Основы финансового менеджмента
• Методики управления персоналом организации
• Методы и принципы планирования
• Методы мотивирования персонала
• Методики оценки эффективности деятельности персонала и структурного подразделения
• Структура организации и функциональные связи между структурными подразделениями
• Основы психологии и делового общения
• Правила делового и цифрового этикета
• Правила ведения деловой переписки
• Правила и нормы русского языка
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств
• Компьютерные программы для ведения учета, составления баз данных, систематизации и анализа данных
• Правила эргономики и организации рабочих мест сотрудников организации
• Требования охраны труда и пожарной безопасности

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-

Трудовые действия

• Анализ локальных нормативных актов и регламентирующих документов по вопросам протокольного обеспечения
• Определение целей, предмета регулирования и условий разработки новых локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам протокольной деятельности
• Определение сводного перечня локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам обеспечения протокольной деятельности
• Организация разработки локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам обеспечения протокольной деятельности
• Согласование локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации по вопросам обеспечения протокольной деятельности
• Организация процесса ознакомления работников с локальными нормативными актами и регламентирующими документами по вопросам обеспечения протокольной деятельности
• Организация работы по актуализации документов, регламентирующих проведение протокольных мероприятий

Необходимые умения

• Разрабатывать локальные нормативные акты, регламентирующие документы и методические материалы
• Применять правовые нормы при составлении и оформлении служебных документов
• Организовывать деятельность рабочих групп и отдельных специалистов по подготовке проектов локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации
• Проводить процедуры рассмотрения и согласования проектов локальных нормативных актов и регламентирующих документов организации
• Консультировать работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и регламентирующих документов в области обеспечения протокольной деятельности
• Проверять выполнение работниками организации требований, закрепленных в локальных нормативных актах и регламентирующих документах по вопросам обеспечения протокольной деятельности

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной документацией
• Структура и принципы организации документооборота
• Требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов и регламентирующих документов
• Основы документальной лингвистики
• Методики разработки и внедрения локальных нормативных актов и регламентирующих документов
• Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и регламентирующими документами организации
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств
• Требования охраны труда и пожарной безопасности

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

-