Специалист по управлению документами организации

Возможные наименования должностей, профессий

• Документовед
• Специалист по управлению документами организации
• Специалист по работе с данными документированных сфер деятельности
• Специалист/эксперт структурных подразделений по управлению документами организации

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование – бакалавриат
• или
• Высшее образование (непрофильное) – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• -

Особые условия допуска к работе

• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
• Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда
• Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Проведение анализа локальных нормативных актов организации для определения их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации в области управления документами организации
• Подготовка проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации
• Актуализация систем классификации и идентификации документов организации
• Совершенствование схем маршрутизации документопотоков организации
• Формирование предложений по совершенствованию локальных нормативных актов по управлению документами организации
• Консультирование работников организации по вопросам управления документами, закрепленными в локальных нормативных актах организации
• Оказание методической помощи работникам организации по работе с распорядительными документами
• Представление проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации на согласование руководству подразделения по управлению документами и экспертной комиссии организации

Необходимые умения

• Пользоваться поисковыми системами, информационными ресурсами, базами данных в области управления документами организации
• Классифицировать информацию в соответствии с задачами управления документами организации
• Разрабатывать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по управлению документами
• Соблюдать нормы этики делового общения

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации
• Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации
• Локальные нормативные акты организации
• Функции, полномочия и ответственность структурных подразделений организации
• Правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения в области управления документами организации
• Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации
• Регламентация делопроизводственных процессов
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Разработка унифицированных форм документов, используемых в области управления документами организации
• Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в деятельности организации
• Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации
• Разработка электронных бланков и электронных шаблонов документов для использования и размещения в системе электронного документооборота организации
• Контроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов в области управления документами организации
• Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деятельностью
• Контроль перевода в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации

Необходимые умения

• Работать с шаблонами документов в информационной системе организации
• Работать с электронными бланками документов
• Разрабатывать электронные бланки и электронные шаблоны документов
• Разрабатывать требования к информации и данным, включаемым в документы организации
• Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации
• Использовать офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации
• Правила составления различных видов документов
• Общие требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документации
• Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
• Порядок функционирования информационных систем в области управления документами организации
• Структура организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами
• Видовой состав документов организации
• Правила составления текстов документов организации
• Принципы и методы упорядочения состава документов организации и их данных
• Критерии оценки качества создаваемой документации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации
• Ведение регистрационных и учетных форм документов организации
• Осуществление внутреннего контроля передачи документов между уровнями управления и исполнителями в организации
• Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации
• Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации
• Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации
• Подготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота организации
• Разработка технологии работы с конфиденциальными документами
• Разработка технологии работы с документами и информацией в организации

Необходимые умения

• Создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации
• Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в области управления документами организации
• Вести учет и анализ объема документооборота организации в соответствие с инструкцией по делопроизводству организации
• Готовить предложения по формированию параметров работы системы электронного документооборота организации
• Организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов документов
• Создавать базы данных по документам о деятельности организации и осуществлять контроль их ведения
• Создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации
• Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации
• Локальные нормативные акты организации
• Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами
• Функции, полномочия и ответственность руководства организации и ее структурных подразделений
• Функциональные особенности системы электронного документооборота организации
• Порядок и содержание процедур по работе с документами организации и их данными

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Проведение анализа действующей системы управления документами организации для определения задач по ее автоматизации, модернизации, цифровой трансформации
• Подготовка технического задания на внедрение отечественной системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций
• Разработка блок-схем, описывающих бизнес-процессы организации, процессы и процедуры по управлению документами организации
• Классификация, индексирование документов и их данных, необходимых для осуществления процессов создания и ввода в систему электронного документооборота
• Внесение предложений по критериям выбора отечественной системы электронного документооборота для организации
• Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике системы управления документами организации
• Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации

Необходимые умения

• Производить обработку документов и данных: регистрацию, систематизацию, использование, хранение, уничтожение
• Применять методологию организационного проектирования при анализе системы управления документами
• Представлять результаты анализа процессов управления документами организации в графическом виде
• Выявлять приоритетные направления автоматизации управления документами в организации
• Применять систему электронного документооборота для выполнения делопроизводственных операций
• Оценивать эффективность мероприятий по автоматизации управления документами в организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Международные и национальные стандарты в области управления документами
• Способы систематизации данных о деятельности организации
• Принципы формирования процессов организации
• Методы исследования, анализа, проектирования и развития системы управления документами в организации
• Программные продукты по автоматизации управления документами в организации
• Функциональные особенности различных отечественных систем электронного документооборота, используемых в области управления документами организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Формирование требований к информационно-поисковым системам структурированных данных документированных сфер деятельности организации
• Формирование и ведение баз данных о деятельности организации
• Формирование требований к разграничению уровней доступа работников к данным о деятельности организации в соответствии с выполняемыми ими функциями
• Предоставление доступа к структурированным данным документированных сфер деятельности организации
• Разработка форм представления информации о деятельности организации
• Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам управления документами в организации
• Поиск и предоставление информации о структурированных данных документированных сфер деятельности организации по запросам работников организации

Необходимые умения

• Работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора
• Подбирать, систематизировать и классифицировать структурированные данные документированных сфер деятельности организации по определенным критериям
• Создавать, администрировать и использовать документы и их данные в различных областях деятельности
• Оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями
• Работать с электронными базами данных и системой электронного документооборота организации

Необходимые знания

• Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации
• Правила, порядок формирования и учета баз данных организации
• Особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации
• Порядок доступа к различным категориям информации в организации
• Способы получения информации из различных источников
• Формы представления информации и их особенности
• Правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок
• Технология работы с документами и информацией ограниченного доступа

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Постановка документов и поручений руководства организации на контроль
• Осуществление внутреннего контроля исполнения документов организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения
• Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах
• Мониторинг хода исполнения и статуса документов в процессе работы с ними в организации
• Разработка требований к протоколам контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации
• Корректировка сроков исполнения документов в организации
• Снятие документов и поручений руководства организации с контроля
• Подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации

Необходимые умения

• Вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации в соответствие с нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией руководителя
• Анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации
• Разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения
• Определять виды и порядок контроля исполнительской дисциплины в организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов
• Порядок определения сроков исполнения документов в организации
• Методики ведения контроля исполнения документов
• Порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму
• Технологические этапы работы с различными категориями документов организации
• Порядок исполнения документов в организации
• Условия снятия документа с контроля в организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Контроль комплектования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации
• Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам и базам данных, хранящимся и ведущимся в подразделениях организации
• Составление, ведение номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней
• Проверка данных о сохранности созданных в организации документов на различных носителях
• Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата
• Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации
• Предоставление документов или их скан-копий для ответов на запросы подразделений организации и федеральных органов исполнительной власти
• Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение

Необходимые умения

• Применять номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации, итоговые записи к ним
• Настраивать параметры разделов номенклатуры дел в системе электронного документооборота организации
• Систематизировать документы и информацию баз данных, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации
• Осуществлять поиск документов и их данных в процессе текущего хранения в организации
• Осуществлять методическое руководство организацией хранения документов и баз данных в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь
• Контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации
• Контролировать архивирование баз данных структурных подразделений организации
• Подготавливать описи документов и данных, передаваемых в архив организации или архивируемых на носители
• Производить экспертизу ценности документов организации и их данных, определять сроки хранения
• Обеспечивать защиту документов и данных организации от несанкционированного доступа или уничтожения

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, архивного дела
• Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела
• Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами, учетной политикой
• Порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их данных, подготовки к передаче в архив организации или архивированию на носителях
• Методика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота
• Правила систематизации и классификации документов, кодирования информации
• Особенности хранения электронных документов
• Критерии определения ценности документов и их данных для отбора на дальнейшее хранение или уничтожение

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Возможные наименования должностей, профессий

• Руководитель подразделения по управлению документами организации (департамента, управления, службы, отдела)
• Руководитель отдела по работе с данными документированных сфер деятельности организации

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование – магистратура
• или
• Высшее образование (непрофильное) – магистратура и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее трех лет в области документационного обеспечения организации

Особые условия допуска к работе

• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
• Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда
• Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Определение целей, задач и функций подразделения по управлению документами организации и его работников
• Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по управлению документами организации
• Разработка локальных нормативных актов по управлению документами организации и должностных инструкций ее работников
• Планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации
• Контроль деятельности работников подразделения по управлению документами организации
• Проведение мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения
• Разработка графика обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации
• Контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации
• Определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных и финансовых ресурсах
• Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по управлению документами организации
• Оценка эффективности деятельности подчиненного подразделения организации

Необходимые умения

• Обеспечивать взаимодействие подразделения по управлению документами организации со структурными подразделениями и должностными лицами организации
• Обеспечивать рациональную загрузку и расстановку подчиненного персонала с учетом квалификации, объемов и сложности работ
• Устанавливать для каждой функции работника службы по управлению документами организации права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации
• Принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации
• Оценивать качество выполненных подчиненным персоналом работ по управлению документами организации
• Контролировать соблюдение в подразделении требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации
• Определять приоритетные направления развития подразделения по управлению документами организации
• Разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации
• Внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией, архивного дела
• Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации
• Структура организации, ее подразделения и работники, задействованные в процессах управления документами организации
• Особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации
• Функции работников организации и подразделения по управлению документами, а также подчиненных ему структур
• Правила нормирования труда и расчета явочной численности персонала подразделения по управлению документами организации
• Правила организации рабочих мест работников организации
• Методики управления персоналом организации
• Требования охраны труда
• Правила организационного проектирования для организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Определение направлений политики управления документами организации
• Руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой управления документами организации
• Согласование, утверждение локальных нормативных актов организации по документным системам организации
• Организация консультирования работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик управления документами организации
• Организация актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документами организации

Необходимые умения

• Применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации
• Организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации по документным системам
• Организовывать рассмотрение, обсуждение, утверждение и согласование проектов локальных нормативных актов организации, посвященных политике управления документами
• Применять меры, обеспечивающие выполнение требований, закрепленных в локальных нормативных актах по управлению документами организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты, содержащие требования к организации управления документами организации
• Типовые и примерные положения и инструкции в области управления документами организации
• Требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов
• Правила разработки и оформления документов
• Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Проведение анализа характера деловой деятельности организации, ее правовых, ресурсных и технологических возможностей
• Установление рисков, влияющих на деловую деятельность организации в целом, и рисков, которыми можно управлять посредством управления документами
• Выявление соответствия характеристик документных систем организации требованиям к надежности, безопасности, соответствию, комплексности и системности
• Применение корпоративных стандартов документных систем организации в управлении документами организации
• Координация деятельности по созданию и совершенствованию документных систем организации
• Проведение мероприятий по взаимодействию подразделений организации при решении задач в области управления документами организации
• Контроль функционирования системы управления документами и их данными организации
• Поддержание системы управления документами организации в актуальном состоянии
• Внедрение современных методов, средств обработки информации и данных в рамках реализации сквозной технологии системы управления документами организации
• Руководство созданием системы управления документами организации
• Руководство разработкой дорожных карт решения задач в области построения системы управления документами организации
• Определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация
• Планирование консультирования работников по вопросам работы с документными системами организации

Необходимые умения

• Анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами организации
• Обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области управления документами организации
• Производить анализ информации о состоянии системы управления документами организации
• Вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организации
• Обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документными системами
• Оценивать эффективность процессов управления документами организации
• Определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию
• Принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности
• Решать задачи нормативного и методического обеспечения управления документами организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты в сфере управления документами организации и информационных технологий
• Международные стандарты в области управления документами
• Передовой отечественный опыт и научные разработки в области информации и управления документами организации
• Информационные услуги: средства сбора, передачи и обработки информации
• Порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации
• Структура и направления деятельности организации
• Функции и порядок взаимодействия подразделений организации
• Методы проектирования и планирования работ в организации
• Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ, дорожных карт организации
• Методы анализа показателей деятельности по управлению документами организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Контроль ведения документального фонда организации и своевременное принятие мер по предупреждению нарушений
• Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов документных систем организации
• Контроль выявления нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению
• Контроль исполнительской дисциплины работников организации
• Контроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации
• Контроль систематизации данных, формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации, архивирования данных
• Планирование и контроль графика проведения проверок документных систем подразделений организации
• Мониторинг результатов организации управления документами и оценки соблюдения установленных требований к документам
• Контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации
• Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления документами организации

Необходимые умения

• Обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов
• Вносить организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организации
• Представлять результаты контрольной деятельности по вопросам управления документами в отчетах организации
• Организовывать работу по сбору и систематизации сведений в области управления документами организации, осуществлять руководство эффективным использованием сведений и его контроль
• Организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам документных систем и управления документами организации
• Своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах о документных системах организации
• Принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в области управления документами организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологий
• Международные стандарты в области управления документами
• Правила организации документных систем в соответствии с локальными нормативными актами
• Функции и порядок взаимодействия подразделений организации
• Методы анализа и оценки показателей деятельности в области управления документами
• Правила и методы контроля соблюдения норм в области управления документами
• Методы анализа выполнения программ организации и совершенствования в области управления документами и определения их эффективности
• Методики учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам управления документами
• Критерии ценности документов и их данных для использования, хранения или выделения к уничтожению
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Разработка современных подходов к управлению документами, системами и процессами
• Определение возможностей модификации или применения современных информационных технологий в области управления документами организации на основе изучения тенденций их развития
• Обоснование необходимости совершенствования системы управления документами организации
• Координация деятельности по повышению уровня организации структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации
• Определение актуальности моделей связи структурированных данных и метаданных документных систем организации
• Разработка метамодели (архитектуры) структурированных данных и метаданных документных систем организации для деловых потребностей организации
• Подготовка классификаторов и справочников, содержащих структурированные данные и метаданные документированных сфер деятельности организации, для внедрения и использования
• Координация деятельности по разработке и внедрению классификаторов и справочников структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации

Необходимые умения

• Работать с большими объемами информации
• Выявлять цели и задачи документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации
• Вносить организационные и технологические предложения по развитию документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации
• Составлять требования к техническому заданию на проектирование и внедрение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации
• Обосновывать необходимость внедрения документной системы, обеспечивающей управление документами и доступ к ним
• Актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом современных методов управления документами и внедрения цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологий
• Способы и методы структурирования данных документированных сфер деятельности организации
• Принципы структурирования данных документированных сфер деятельности организации
• Методы проектирования и планирования работ по управлению документами организации и цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации
• Специализированное программное обеспечение для обработки больших объемов данных и его функциональные возможности
• Информационные услуги, средства сбора, передачи и обработки информации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Возможные наименования должностей, профессий

• Управляющий документами
• Заместитель руководителя организации по вопросам управления документами
• Директор по данным документированных сфер деятельности организации
• Руководитель самостоятельного подразделения по управлению документами организации (департамента, управления)

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование – магистратура
• или
• Высшее образование – магистратура (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее пяти лет на руководящих должностях в области управления документами организации

Особые условия допуска к работе

• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
• Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда
• Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с мерами ответственности за их нарушение (при необходимости)

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Разработка стратегии и политики управления документами организации в цифровой среде
• Руководство разработкой, внедрением и контролем документных процессов и средств управления ими в целях соответствия политике управления документами организации
• Выявление степени риска деятельности организации при применении средств управления документами, не отвечающих деловым потребностям и требованиям подотчетности организации
• Управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств осуществления деятельности организации
• Руководство созданием надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или системы электронного документооборота
• Руководство внедрением современных методов, средств и технологий сквозной системы управления документами организации в цифровой среде
• Руководство созданием сквозной системы управления документами организации в цифровой среде
• Руководство цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации и минимизацией рисков в процессах цифровизации
• Руководство систематизацией и классификацией документов, кодированием информации для формирования информационно-справочных систем, реестров и справочников документированных сфер деятельности организации

Необходимые умения

• Определять приоритетные направления развития системы управления документами организации в цифровой среде
• Разрабатывать политику и стратегии управления документами организации в цифровой среде
• Выбирать отечественные программные продукты для управления документами и системы электронного документооборота организации с обоснованием выбора
• Классифицировать информацию и выстраивать информационно-справочные базы данных и информационные системы организации
• Оценивать риски управления документами организации в цифровой среде и предотвращать их либо минимизировать
• Устанавливать полномочия и ответственность руководителей структурных подразделений организации в сфере управления документами во вверенных им подразделениях
• Устанавливать сроки исполнения документов во всех документных системах организации
• Управлять взаимодействием структурных подразделений организации в сфере управления документами в цифровой среде
• Разрабатывать меры по повышению эффективности управления документами организации в цифровой среде
• Проводить мониторинг изменений в нормативной базе, регламентирующей вопросы цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации
• Обосновывать выбор видов носителей информации, форматов хранения электронных документов, их данных, основываясь на ценности документов организации и сроках их хранения

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты в сфере управления документами организации
• Международные и зарубежные стандарты, спецификации, технические отчеты по управлению документами и по информационным технологиям, используемым в управлении
• Передовой отечественный, зарубежный и международный опыт и научные разработки в области управления документами
• Структура организации и ее руководящий состав, функции и распределение обязанностей
• Направления деятельности организации, функции ее структурных подразделений и порядок их взаимодействия
• Правила построения и функционирования документных систем организации
• Правила и методы построения информационно-справочных систем организации, включая базы данных
• Информационные и телекоммуникационные услуги, предоставляемые для управления документами
• Отечественные программные продукты, используемые в управлении документами, и системы электронного документооборота
• Виды носителей информации и специфика их применения
• Методы процессного проектирования и планирования работ
• Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов управления документами, а также порядок подготовки отчетов об их исполнении
• Методы анализа показателей деятельности по вопросам управления документами организации
• Технологии и методы управления персоналом организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Мониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки политики и целей управления документами организации
• Определение целей и последовательности их решения в области управления документами организации
• Определение средств управления организационными рисками управления документами
• Контроль прозрачности и комплексности деловых процессов управления документами организации
• Руководство построением информационно-правовой базы данных организации
• Определение необходимых ресурсов и источников их обеспечения для бесперебойного функционирования системы управления документами организации
• Мониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки локальных нормативных актов по управлению документными системами организации
• Руководство разработкой методических документов по управлению документными системами
• Утверждение локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документными системами и системой управления документами организации
• Руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации обеспечения сохранности, использования, уничтожения, архивирования документов и их данных в составе документального фонда организации
• Руководство построением реестровой информационно-правовой базы данных документных систем организации
• Руководство актуализацией локальных нормативных актов по управлению документными системами и системой управления документами организации

Необходимые умения

• Применять правовые нормы при составлении и оформлении локальных нормативных актов по управлению документными системами и системой управления документами организации
• Оптимизировать процессы и ресурсы путем интеграции документных процессов и видов деятельности
• Обеспечивать совместимость систем менеджмента
• Применять информационные технологии для построения реестровой информационно-правовой базы данных организации
• Оценивать участие руководителей структурных подразделений в процессах управления документами организации
• Устанавливать для руководителей структурных подразделений организации права и ответственность за выполнение их функций в системе управления документами организации
• Применять систематический и верифицируемый подход к управлению документами и документационными процессами, связанными с деятельностью иных систем менеджмента
• Оценивать риски управления документами и предотвращать их
• Руководить формированием, использованием и сохранностью документального фонда организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты, содержащие требования к управлению документами
• Международные стандарты, спецификации и технические отчеты в области управления документами
• Системы менеджмента управления документами
• Требования к структуре и содержанию локальных нормативных актов организации
• Правила и порядок составления, оформления, утверждения и внедрения локальных нормативных актов организации
• Правила разработки и оформления документов, регламентирующих деятельность организации
• Порядок функционального наполнения деятельности структурных подразделений организации, создаваемые и используемые в них документы в составе данных и метаданных
• Информационные технологии, используемые при построении реестровой информационно-справочной системы (базы данных) документных систем организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Контроль соблюдения технологий разработки и внедрения систем управления документами организации
• Контроль соблюдения требований к составлению и оформлению документов, верификации их данных в организации
• Руководство проектами оптимизации состава и структуры данных документов, справочников и классификаторов документооборота организации и контроль их эффективного использования
• Контроль эффективности функционирования системы электронного документооборота организации
• Руководство деятельностью по контролю использования данных информационно-правовых баз организации
• Руководство деятельностью по контролю разработки и внедрения систем электронного документооборота по направлениям деятельности организации
• Руководство деятельностью по контролю обеспечения сохранности документов и их данных в системах электронного документооборота
• Руководство деятельностью по контролю функционирования и катастрофоустойчивости системы хранения данных документального фонда организации, их доступности, использования и сохранности

Необходимые умения

• Управлять проектами сбора, анализа, систематизации и использования сведений об управлении документами организации и контролировать их использование
• Представлять результаты контрольной и аналитической деятельности по вопросам управления документами
• Контролировать своевременность внесения изменений в локальные нормативные акты организации по управлению документами
• Определять риски функционирования системы документооборота и в отдельных документных системах организации, предотвращать их
• Контролировать доступ к системе управления документами организации и ее использование
• Принимать решения по конкретным ситуациям, возникающим в ходе контрольной деятельности в области управления документами организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты, содержащие требования к управлению документами
• Системы менеджмента управления документами
• Принципы и методы анализа показателей деятельности в области управления документами организации
• Методы контроля соблюдения правил и норм в области управления документами организации
• Правила и методы обеспечения сохранности и использования документального фонда организации
• Программное обеспечение, используемое в системах контроля деятельности в области управления документами и контроля выполнения поручений
• Методология проведения анализа проектов организации по совершенствованию системы управления документами организации и определению их эффективности
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Руководство разработкой проекта системы электронного документооборота в организации с учетом экономической эффективности и возможных рисков управления документами
• Руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в систему электронного документооборота организации
• Руководство подготовкой технического задания на проектирование системы электронного документооборота в организации с учетом возможных рисков управления документами
• Выбор системы электронного документооборота отечественной организации-разработчика
• Руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности
• Оценка пилотного внедрения системы электронного документооборота в организации
• Руководство приемкой и полномасштабным внедрением системы электронного документооборота в организации
• Руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в системе электронного документооборота и в системе управления документами организации

Необходимые умения

• Анализировать информацию о состоянии системы управления документами организации
• Руководить проектированием и внедрением системы электронного документооборота организации
• Выбирать систему электронного документооборота, отвечающую задачам организации
• Организовывать обучение руководителей организации современным методам управления документами, системой электронного документооборота организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты в области управления документами и информационными технологиями управления
• Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению/устранению потенциальных рисков в сфере управления электронными документами организации
• Методы планирования и реализации работ по разработке и внедрению системы электронного документооборота в организации
• Современные системы электронного документооборота и их функциональные возможности
• Программные продукты в области электронного документооборота и информационных услуг по направлениям деятельности организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Поддержка достоверности, целостности документов и их данных, необходимых для защиты от несанкционированного изменения
• Поддержка аутентичности документов и их данных
• Разработка схем метаданных документов, связанных с документами на протяжении их существования
• Разработка стратегии управления использованием, хранением и уничтожением документов документального фонда организации и их данных
• Определение приоритетных направлений развития системы хранения, архивирования данных документального фонда организации
• Руководство проектом построения информационно-справочной системы хранения и использования документального фонда организации
• Руководство проектами совершенствования системы хранения документального фонда организации
• Контроль внедрения отечественных информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и их использования в рамках управления документными системами организации
• Формирование экспертной комиссии организации

Необходимые умения

• Проводить мониторинг использования документального фонда в рамках деятельности организации, его хранения и уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Проводить мониторинг внедрения современных информационных технологий в систему хранения документального фонда организации
• Применять передовой отечественный и международный опыт в области организации использования, обеспечения сохранности, уничтожения, архивирования данных документального фонда организации
• Оценивать и предотвращать риски в области использования, хранения и уничтожения документального фонда организации
• Классифицировать, верифицировать информацию документального фонда организации и руководить построением информационно-справочных систем и баз данных организации
• Проводить экспертизу ценности документов, розыск недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, оформлять документы для передачи в архив организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
• Методические документы и национальные стандарты по вопросам архивного дела
• Передовая отечественная, международная практика организации использования, обеспечения сохранности, уничтожения документального фонда организации
• Правила и методы учета, составления, оформления, использования, хранения и уничтожения документов организации и их данных
• Правила и методы проведения экспертизы ценности документов организации
• Методы проведения анализа эффективности системы хранения документального фонда организации, обобщения полученных результатов
• Методология построения информационных систем и баз данных по документам организации и требования к нормативному обеспечению их функционирования
• Информационные технологии, используемые в организации учета, использования, обеспечения сохранности и уничтожения документального фонда организации
• Критерии ценности и сроки хранения документов организации, принципы принятия решений по вопросу их дальнейшего хранения или уничтожения
• Принципы и методы совершенствования системы хранения документального фона организации
• Требования, предъявляемые к членам экспертной комиссии организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики