Специалист архива

Возможные наименования должностей, профессий

• Специалист архива

Требования к образованию и обучению

• Среднее профессиональное образование - программы подготовки
• специалистов среднего звена
• или
• Среднее профессиональное образование (не профильное) - программы
• подготовки специалистов среднего звена и дополнительное
• профессиональное образование - программы профессиональной
• переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

Особые условия допуска к работе

• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
• Прохождение обучения и проверки знаний требований охраны труда

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Определение схемы классификации архивных дел (документов) для постоянного хранения
• Определение схемы систематизации архивных дел (документов) при постоянном хранении на основе выбранной схемы классификации
• Проведение экспертизы ценности документов, поступающих на архивное хранение
• Размещение архивных дел (документов) в архивных хранилищах в соответствии с выбранной схемой классификации и систематизации дел (документов)
• Создание и обеспечение режимов постоянного хранения архивных дел (документов)
• Проверка наличия и состояния архивных дел (документов) на стадии постоянного хранения
• Выявление и учет архивных дел (документов), требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки
• Подготовка условий для обеспечения сохранности архивных дел (документов) в особый период и чрезвычайных ситуациях
• Осуществление контроля движения архивных дел (документов) и их физического состояния
• Подготовка архивных дел (документов) для передачи на аутсорсинговое или внешнее хранение
• Заказ, передача дел (документов) на аутсорсинг или внешнее хранение

Необходимые умения

• Систематизировать дела (документы)
• Размещать архивные дела (документы) на местах хранения в соответствии с нормативными требованиями в области архивного дела и управления документами
• Обеспечивать нормативные режимы хранения архивных дел (документов) на любых носителях
• Проводить проверку полноты состава архивных документов в единицах хранения
• Проводить описание архивных дел (документов)
• Составлять справочно-поисковые средства к архивным делам (документам)
• Вести учет и контроль выдачи архивных дел (документов) из архивохранилища и их возврата
• Вести учет и контроль передачи дел (документов) на аутсорсинг или внешнее хранение и приема дел с аутсорсинга или внешнего хранения
• Проводить полистную проверку физического состояния дел (документов)
• Разыскивать необнаруженные дела (документы)

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области архивного дела и управления документами
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий, защиты информации и персональных данных, цифровой трансформации
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области конфиденциальности информации
• Локальные нормативные акты организации в области обеспечения сохранности дел (документов)
• Условия составления договоров на реализацию услуг аутсорсингового или иного внешнего хранения
• Мобилизационные планы архива, планы эвакуации дел (документов)
• Правила хранения дел (документов) в соответствии с их типами
• Порядок формирования документов в комплекты, группы, типы
• Сроки выполнения работ
• Требования к установленным нормам выработки
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Ведение списка источников комплектования архива
• Осуществление работы по выявлению новых источников комплектования архива
• Исключение организаций, физических лиц из списка источников комплектования архива вследствие прекращения деятельности или отсутствия ценности
• Консультирование работников источников формирования архивов по вопросам хранения дел (документов)
• Осуществление экспертизы ценности различных типов и видов документов
• Паспортизация архива организации
• Прием архивных дел (документов) на различных носителях на постоянное хранение

Необходимые умения

• Работать с источниками комплектования архива
• Принимать архивные дела (документы) на постоянное или долговременное хранение
• Создавать архив организации - источника комплектования государственного или муниципального архива
• Создавать архив организации, не являющийся источником комплектования государственного или муниципального архива
• Проводить паспортизацию архива организации
• Принимать архивные дела (документы) на постоянное и долговременное хранение
• Составлять справочно-поисковые средства к архивным делам (документам)
• Проводить экспертизу ценности различных типов и видов документов в соответствии с внутренними регламентами организации
• Применять в работе рекомендации экспертно-проверочной комиссии или экспертной комиссии организации
• Пользоваться автоматизированными системами регистрации учета, контроля и информационно-справочными системами документированных сфер деятельности организации
• Применять перечни с указанием сроков хранения дел (документов)
• Соблюдать нормативные сроки хранения дел (документов)
• Вести учет источников комплектования архива
• Проводить экспертизу ценности дел (документов) различных типов и видов
• Использовать передовой отечественный и зарубежный опыт по комплектованию архива делами (документами) постоянного и долговременного хранения
• Использовать современные автоматизированные, информационные и телекоммуникационные технологии документированных сфер деятельности организации
• Защищать информационные ресурсы архива от несанкционированного доступа

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Научно-методические критерии экспертизы ценности различных типов и видов дел (документов)
• Практика экспертизы ценности различных типов и видов дел (документов)
• Практика организации - источника комплектования архива
• Практика деятельности организации, не являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива
• Теоретические и методические аспекты комплектования и экспертизы ценности всех видов документов
• Виды, разновидности и форматы всех видов документов
• Решения экспертной комиссии организации
• Рекомендации экспертно-проверочной комиссии государственного или муниципального архива
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации
• Стандарты оформления организационно-распорядительной документации
• Способы и технологии документирования различных видов профессиональной деятельности
• Организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Определение схемы учета архивных дел (документов) в архиве
• Учет архивных дел (документов) постоянного и временного хранения
• Учет особо ценных и уникальных архивных дел (документов)
• Учет копий страхового фонда архивных дел (документов)
• Учет фондов и описей архивных дел (документов)
• Учет выдачи архивных дел (документов) из архивохранилища и их возврата
• Учет и контроль выдачи архивных дел (документов) на аутсорсинг или иное внешнее хранение
• Учет и розыск необнаруженных дел (документов)
• Ведение дел фондов
• Координация обеспечения учета всех видов документов в архиве

Необходимые умения

• Пользоваться учетными документами в рамках электронных информационных систем документированных сфер деятельности организации
• Пользоваться сертифицированными автоматизированными системами документированных сфер деятельности организации по учету, регистрации, контролю дел (документов)
• Пользоваться информационно-справочными системами документированных сфер деятельности организации
• Организовывать учет страхового фонда архивных дел (документов)
• Применять нормативные правовые акты, локальные нормативные акты организации и методические документы в области учета архивных дел (документов)
• Вносить предложения по совершенствованию методического обеспечения учета разных видов документов в документированных сферах деятельности организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы и национальные стандарты в области учета документов и документированных сфер деятельности организации
• Отечественные и зарубежные сертифицированные системы автоматизированного учета архивных дел (документов)
• Отечественный и зарубежный опыт в сфере управления документами и архивного дела
• Требования к учету особо ценных и уникальных архивных дел (документов)
• Сроки выполнения работ по учету архивных дел (документов)
• Требования к нормам выполнения трудового задания по учету архивных дел (документов)
• Общие принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Разработка требований к информационно-поисковым системам архива
• Поддержка в актуальном состоянии электронных информационно-поисковых систем архива в документированных сферах деятельности организации
• Составление справочно-поисковых средств к архивным делам (документам), учтенным в архиве и в документированных сферах деятельности организации
• Подготовка ответов на запросы архивных дел (документов)
• Подготовка работы пользователей в читальных залах архива
• Подготовка доступа работников структурных подразделений организации к информационно-поисковым системам архива организации
• Подготовка документальных публикаций архивных дел (документов) в соответствии с существующими нормами и правилами
• Подготовка выставок архивных дел (документов)
• Проведение культурно-просветительных мероприятий с использованием архивных дел (документов)

Необходимые умения

• Систематизировать и обобщать сведения о составе и содержании архивных дел (документов)
• Использовать информационные технологии в области создания справочно-поисковых средств архива и документированных сфер деятельности организации
• Формировать основные и вспомогательные виды архивных справочников в электронной форме
• Подготавливать информационные документы по запросам пользователей различных категорий

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области защиты персональных данных
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий, защиты информации и персональных данных, цифровой трансформации
• Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)
• Международные стандарты в области описания документированной информации в архивных учреждениях
• Сертифицированные информационно-поисковые системы в области разработки научно-справочного аппарата документированных сфер деятельности организации
• Принципы и методы архивного менеджмента в сфере использования ретроспективной информации и услуг специалистов архива
• Сроки выполнения работ по организации использования архивных дел (документов)
• Организационные принципы использования документов ограниченного доступа
• Источниковедческие особенности и историографическая база работы с разными видами документов
• Требования к подготовке архивных справок и выписок из архивных документов
• Требования к нормам выполнения трудового задания по организации использования архивных дел (документов)
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Контроль за систематизацией и формированием дел (документов) временного хранения в структурных подразделениях организации
• Учет описей дел временного хранения структурных подразделений организации в традиционном и в электронном виде
• Разработка рекомендаций по использованию различных носителей для сохранности дел (документов) временного хранения
• Систематизация дел (документов) временного хранения, принятых от структурных подразделений организации, для размещения в хранилище архива организации
• Контроль выдачи в оперативное пользование дел (документов) временного хранения и их возврата
• Проведение экспертизы ценности дел (документов) временного хранения в архиве организации
• Подготовка дел (документов) временного хранения, принятых от структурных подразделений, на уничтожение
• Создание актов о выделении на уничтожение дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений
• Контроль за физическим уничтожением дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений
• Контроль за процессом уничтожения дел (документов) временного хранения с истекшими сроками

Необходимые умения

• Организовывать и обеспечивать хранение дел (документов) временного хранения организации в традиционном и в электронном виде
• Контролировать разработку структурными подразделениями описей и актов о выделении на уничтожение дел (документов) временного хранения в традиционном и в электронном виде
• Формировать единицы хранения документов для их последующего размещения в архиве организации
• Составлять справочно-поисковые средства к архивным делам (документам)
• Осуществлять поиск дел (документов) временного хранения в процессе их хранения в структурных подразделениях и архиве организации
• Осуществлять методическое руководство организацией хранения дел (документов) в структурных подразделениях организации
• Оказывать структурным подразделениям практическую помощь в организации хранения дел (документов)
• Разрабатывать справочно-информационные документы по организации использования дел (документов) временного хранения в структурных подразделениях и архиве организации
• Проводить экспертизу ценности дел (документов) временного хранения, переданных в архив
• Определять сроки хранения дел (документов) временного хранения
• Обеспечивать защиту дел (документов) временного хранения в организации от несанкционированного доступа или уничтожения
• Проводить физическое уничтожение дел (документов) временного хранения с истекшими сроками хранения после согласования со структурными подразделениями организации
• Оформлять учетные документы об уничтожении дел (документов) временного хранения с истекшими сроками хранения совместно со структурными подразделениями организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области защиты персональных данных
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области конфиденциальности информации
• Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства и архивного дела
• Локальные нормативные акты организации в области делопроизводства и архивного дела
• Методика разработки форм учетных документов в традиционном и в электронном виде
• Правила систематизации и классификации документов
• Особенности организации хранения дел (документов) на различных носителях
• Критерии определения ценности дел (документов) для дальнейшего хранения или уничтожения
• Требования к процессам уничтожения информации в традиционном и электронном виде
• Рекомендации экспертной комиссии организации
• Рекомендации экспертно-проверочной комиссии государственного или муниципального архива или экспертной комиссии организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Возможные наименования должностей, профессий

• Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации
• Заведующий архивом, архивным хранением организации

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование - бакалавриат
• или
• Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат
• и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее трех лет в области хранения, комплектования, учета и использования дел (документов) в архивах, подразделениях архивного хранения

Особые условия допуска к работе

• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
• Прохождение обучения и проверки знаний требований охраны труда

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Определение целей и задач подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Разработка положения о подразделении по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Разработка должностных инструкций работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Планирование деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Контроль соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и требований охраны труда работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Контроль выполнения работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации локальных нормативных актов организации
• Определение потребности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых и ресурсах
• Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Определение эффективности деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Мониторинг рынка аутсорсинговых услуг и услуг внешнего хранения дел (документов)

Необходимые умения

• Определять компетенции и ответственность заместителей руководителя, сотрудников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) со структурными подразделениями и должностными лицами организации
• Обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) с внешними потребителями архивной информации
• Разрабатывать локальные нормативные акты организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
• Составлять бюджет подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
• Составлять отчет об исполнении бюджета подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
• Оценивать работу подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) и отдельных работников
• Организовывать обучение работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Определять приоритетные направления развития подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
• Разрабатывать эффективную кадровую политику, принимать меры по повышению лояльности и мотивации работников
• Внедрять новые технологии в деятельность подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
• Разрабатывать требования к аутсорсинговым услугам внешнего хранения дел (документов)

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)
• Правила составления и оформления локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
• Особенности труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
• Структура организации, ее подразделений
• Правила нормирования труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
• Правила составления бюджета подразделения и отчетности по его исполнению
• Правила организации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Определение регламентов архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Разработка политики (дорожной карты) организации в области архивного хранения дел (документов) организации
• Разработка локальных нормативных актов организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Согласование локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
• Ознакомление работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по архивному хранению дел (документов)
• Консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и методик работы с делами (документами) организации
• Актуализация локальных нормативных актов и методических документов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

Необходимые умения

• Разрабатывать политику (дорожную карту) организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации
• Проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации
• Защищать информационные ресурсы архива, подразделения архивного хранения от несанкционированного доступа

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы и национальные стандарты в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Типовые положения и инструкции по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организациях
• Требования к структуре и содержанию локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
• Правила разработки и оформления документации и ее типовых форм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях
• Правила учета и использования дел (документов) в организации
• Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации
• Организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Внедрение стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации
• Расчет рисков и экономической эффективности от внедрения стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации
• Регулирование деятельности по созданию и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) организации
• Поддержание системы архивного хранения дел (документов) организации в актуальном состоянии
• Внедрение современных методов и средств обработки информации в системе архивного хранения дел (документов)
• Разработка планов и графиков работ архивного хранения дел (документов) организации
• Консультирование работников организации по вопросам архивного хранения дел (документов)
• Консультирование работников организации по запросам внешних потребителей архивной информации организации

Необходимые умения

• Анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами и архивного хранения дел (документов)
• Анализировать информацию о состоянии системы архивного хранения дел (документов) и требованиях межведомственного электронного взаимодействия
• Вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) и межведомственного электронного взаимодействия
• Обеспечивать доступ подразделений организации к архивным делам (документам)
• Обеспечивать доступ к архивным делам (документам) внешних потребителей архивной информации организации
• Оценивать эффективность процессов документированных сфер деятельности организации
• Осуществлять методическое обеспечение архивного хранения дел (документов)

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации
• Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства и архивного дела
• Международные стандарты в области управления документами и архивного дела
• Передовой отечественный опыт и научные разработки в области управления документами и архивного хранения дел (документов)
• Средства сбора, передачи, обработки информации и обмена информацией в документированных сферах деятельности организации
• Порядок разработки, оформления и согласования локальных нормативных актов организаций
• Структура и направления деятельности организации
• Порядок взаимодействия подразделений организации
• Порядок взаимодействия подразделений организации с внешними потребителями архивной информации
• Методы проектирования и планирования работ в организациях
• Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организаций
• Методы анализа и расчета экономической эффективности показателей деятельности по архивному хранению дел (документов)

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов по архивному хранению дел (документов) в организации
• Предупреждение нарушений при архивном хранении дел (документов) в организации
• Выявление нарушений в подготовке, обработке дел (документов) организации, определение мер по их устранению
• Контроль формирования дел (документов) и организации оперативного хранения дел (документов) в организации
• Проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов)
• Мониторинг результатов проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов), анализ данных мониторинга
• Контроль своевременного устранения недостатков в работе с архивными делами (документами) организации
• Проведение мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов)
• Определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов)

Необходимые умения

• Формировать и сохранять документальный фонд организации
• Вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов)
• Организовывать работу по сбору и систематизации сведений об оперативном и архивном хранении дел (документов) организации
• Анализировать данные о результатах проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов)

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации
• Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства и архивного дела
• Правила организации архивного хранения дел (документов) в соответствии с локальными нормативными актами организации
• Структура организации и порядок взаимодействия подразделений организации
• Методы анализа деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов) организации
• Методы контроля соблюдения норм в области оперативного и архивного хранения дел (документов) в организации
• Порядок и сроки составления отчетности по вопросам архивного хранения дел (документов) в организации
• Критерии ценности дел (документов) для их использования, хранения или выделения к уничтожению

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Определение направлений развития архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Определение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Устранение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Разработка методики совершенствования системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
• Разработка и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Регулирование деятельности по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

Необходимые умения

• Анализировать информацию о состоянии и работоспособности систем архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях
• Вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях
• Составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Выбирать оптимальную систему электронного документооборота для обеспечения архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Консультировать работников подразделения и организации по современным методам работы с документами в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации
• Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства, архивного дела и информационных технологий
• Международные стандарты в области управления документами и рисками
• Передовой отечественный опыт и научные разработки в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях
• Методы проектирования и планирования работ по совершенствованию архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Современные платформы, сертифицированные системы электронного документооборота для оперативного и архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Средства и методы сбора, обмена, передачи и обработки информации документированных сфер деятельности организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Анализ и оценка требований к системе электронного архива организации
• Подготовка технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации
• Выбор организации - разработчика корпоративной системы электронного архива
• Определение уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного архива
• Оценка пилотного внедрения корпоративной системы электронного архива в организации
• Установка корпоративной системы электронного архива в организации
• Составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного архива

Необходимые умения

• Анализировать информацию о состоянии системы управления электронным архивом организации
• Руководить разработкой технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации
• Руководить проектированием и внедрением корпоративной системы электронного архива организации
• Руководить защитой информационных ресурсов электронного архива организации от несанкционированного доступа
• Организовывать обучение работников организации современным методам работы в корпоративной системе электронного архива организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации
• Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства, архивного дела и информационных технологий
• Международные стандарты в области управления документами, электронным архивом и информационными технологиями
• Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению и устранению потенциальных рисков в сфере управления электронным архивом в организации
• Методы планирования разработки и внедрения корпоративной системы электронного архива организации
• Основы программного обеспечения системы электронного архива

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Разработка положения об экспертной комиссии организации, его согласование и утверждение
• Подготовка заседаний экспертной комиссии организации
• Создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных о деятельности экспертной комиссии
• Представление на согласование экспертной комиссии номенклатуры дел организации
• Проверка наличия и условий сохранности дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации
• Отбор дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования, и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации для последующего хранения или уничтожения
• Представление на согласование экспертной комиссии описей дел постоянного хранения и документов по личному составу
• Представление на согласование экспертной комиссии актов о выделении на уничтожение дел (документов)
• Протоколирование решений экспертной комиссией организации
• Оказание методической помощи председателю и членам экспертной комиссии организации

Необходимые умения

• Проводить очные и заочные заседания экспертной комиссии организации
• Формировать дела (документы), образующиеся в деятельности структурных подразделений - источников комплектования и предшественников организации
• Составлять рекомендации по вопросам документированных сфер деятельности организации
• Разрабатывать требования к номенклатуре дел организации
• Собирать и структурировать результаты итоговых записей к номенклатуре дел организации
• Разрабатывать требования к структуре базы данных экспертной комиссии организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации
• Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства, архивного дела и информационных технологий
• Передовая отечественная и международная практика управления документами и архивного хранения
• Правила и методы составления учетных форм дел (документов) системы документации организации
• Правила и методы контроля соблюдения требований и норм в области делопроизводства и архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения в организациях
• Методы проведения мониторинга систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Методы проведения анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Методы проведения анализа эффективности учета и использования дел (документов) временного хранения в организации
• Методы проведения мониторинга учета и использования дел (документов) временного хранения в организации
• Методы обобщения полученных результатов мониторинга и анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Информационные технологии, используемые при организации учета, обеспечении сохранности, использования и уничтожения документального и архивного фондов организаций
• Критерии ценности и сроки хранения дел (документов) систем документации организации и документированных сфер деятельности
• Правила отбора дел (документов) для дальнейшего хранения или уничтожения
• Правила учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
• Методы совершенствования системы учета и использования, архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации
• Методы совершенствования системы учета и использования архивного хранения дел (документов) по личному составу в организациях

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Возможные наименования должностей, профессий

• Руководитель организации архивного хранения дел (документов)

Требования к образованию и обучению

• Высшее образование - магистратура
• или
• Высшее образование (непрофильное) - магистратура
• и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности

Требования к опыту практической работы

• Не менее пяти лет руководящей деятельности в сфере управления архивом, архивной деятельности организации

Особые условия допуска к работе

• Прохождение обучения мерам пожарной безопасности
• Прохождение обучения и проверки знаний требований охраны труда

Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Трудовые действия

• Разработка стратегии и составление планов развития единой системы архивного хранения дел (документов)
• Обеспечение ресурсами единой системы архивного хранения дел (документов) организации
• Регулирование единой системы архивного хранения дел (документов) организации
• Внедрение современных инструментов, методов, средств и технологий обработки дел (документов) организации
• Разработка и утверждение бюджета по обеспечению деятельности системы архивного хранения дел (документов) организации
• Утверждение отчетности об исполнении бюджета по обеспечению деятельности единой системы архивного хранения дел (документов) организации
• Формирование информационно-справочных систем и баз данных единой системы архивного хранения дел (документов) организации
• Модернизация и оптимизация системы архивного хранения дел (документов) организации
• Выявление и минимизация рисков в единой системе архивного хранения дел (документов) организации
• Контроль деятельности единой системы архивного хранения дел (документов) организации

Необходимые умения

• Определять приоритеты в развитии единой системы архивного хранения дел (документов) организации
• Формировать структуру системы архивного хранения дел (документов) организации и обеспечивать ее ресурсами
• Мотивировать деятельность подчиненных для повышения эффективности и устранения отклонений от параметров, заданных при планировании единой системы архивного хранения дел (документов) организации
• Классифицировать информацию и создавать информационно-справочные базы данных и информационные системы организации
• Оценивать потенциальные риски в единой системе архивного хранения дел (документов) организации
• Определять компетенции и ответственность руководителей подразделений по архивному хранению дел (документов) организации
• Проводить мониторинг эффективности и сроков создания единой системы архивного хранения дел (документов)
• Разрабатывать меры по повышению эффективности единой системы архивного хранения дел (документов) организации
• Внедрять новые информационные технологии и методы работы в единую систему архивного хранения дел (документов) организации
• Выбирать виды носителей информации и форматы хранения электронных документов
• Принимать решения по вопросам управления единой системой архивного хранения дел (документов) организации в нестандартных условиях

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)
• Методические документы и национальные стандарты в сфере управления документами
• Правила составления и оформления локальных нормативных актов организации
• Структура организации, функции и распределение обязанностей руководящего состава
• Функции подразделений организации и порядок их взаимодействия
• Передовой отечественный и международный опыт и научные разработки в сфере управления системой архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения
• Правила построения и функционирования систем учетной документации организации
• Правила и методы построения информационно-справочных систем организации
• Информационные и телекоммуникационные услуги в сфере управления системой архивного хранения дел (документов)
• Программное обеспечение в области управления системой архивного хранения дел (документов) и системой корпоративного документооборота организации
• Виды носителей информации и специфика их применения
• Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации
• Порядок подготовки отчетов об исполнении перспективных и текущих планов работ организации
• Методы анализа и показатели экономической эффективности в области управления системой архивного хранения дел (документов) организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Координация разработки локальных нормативных актов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
• Координация разработки методических документов по исполнению локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
• Выявление степени риска процессов архивного хранения дел (документов) организации при применении средств управления документами, не отвечающих требованиям деловых потребностей и подотчетности организации
• Координация разработки локальных нормативных актов организации и методических документов в области организации учета, хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения дел (документов) архивных фондов
• Координация актуализации локальных нормативных актов в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)

Необходимые умения

• Разрабатывать политику управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)
• Разрабатывать стратегии управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)
• Оценивать риски управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) организации в цифровой среде и предотвращать их либо минимизировать
• Проводить мониторинг процедур управления архивной информацией
• Применять информационные технологии в области архивного хранения дел (документов)
• Устанавливать полномочия и ответственность руководителей структурных подразделений организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)
• Разрабатывать меры по повышению эффективности управления системой архивного хранения, учета и использования дел (документов) организации в цифровой среде

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)
• Международные стандарты в области управления документами и рисками
• Правила составления и оформления локальных нормативных актов
• Структура организации, функции и распределение обязанностей руководящего состава
• Функции подразделений организации и порядок их взаимодействия
• Информационные технологии, используемые при создании информационно-справочной системы (базы данных)
• Информационно-правовые базы данных, используемые в Российской Федерации и деловой практике организации
• Требования охраны труда

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Контроль за соблюдением технологий работы системы архивного хранения дел (документов) организации
• Контроль за соблюдением требований по составлению и оформлению архивных учетных документов организации
• Оптимизация архивного хранения дел (документов) организации
• Контроль за соблюдением правил архивного хранения дел (документов) организации
• Контроль за разработкой и внедрением локальных систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов
• Контроль за эксплуатацией систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов

Необходимые умения

• Осуществлять проверку соблюдения технологий работы с системой архивного хранения дел (документов) организации
• Осуществлять проверку фактического состояния деятельности по оперативному и архивному хранению дел (документов) организации, электронного архива организации, центра хранения электронных документов
• Выявлять неиспользованные ресурсы и возможности для оптимизации архивного хранения дел (документов) организации
• Оценивать полученную информацию, выявлять риски архивного хранения дел (документов) организации
• Представлять отчеты о состоянии и динамике деятельности по управлению архивным хранением дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы в области использования архивных дел (документов)
• Правила составления и оформления локальных нормативных актов
• Принципы и методы анализа показателей деятельности в сфере архивного хранения дел (документов) организации
• Правила и методы контроля в сфере архивного хранения дел (документов) организации
• Правила и методы обеспечения сохранности и использования архивных фондов, электронного архива организации, центра хранения электронных документов
• Программное обеспечение в сфере управления архивного хранения дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов
• Методология проведения анализа эффективности управления системой архивного хранения дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов
• Методы определения эффективности развития системы архивного хранения дел (документов) организации, электронного архива организации, центра хранения электронных документов

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Анализ и оценка актуальности архивной документации и ее данных для наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных
• Наполнение федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными
• Консультирование сотрудников федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных по оценке и наполнению актуальной архивной документацией и ее данными
• Подготовка технического задания на модификацию архивной документации сопровождаемых федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных
• Определение уровня доступа руководителей структурных подразделений к сопровождению и наполнению федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными
• Составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе с федеральными и региональными государственными информационными системами, реестрами и базами данных

Необходимые умения

• Проводить анализ и оценку актуальной архивной документации для применения в информационных системах, реестрах и базах данных
• Совершенствовать процессы сопровождения и наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных
• Использовать современные методы защиты информационных ресурсов федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных от несанкционированного доступа
• Использовать современные методы работы с данными в федеральных и региональных государственных информационных системах, реестрах и базах данных

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации
• Методические документы в области использования архивных дел (документов)
• Международные и национальные стандарты в области информационных технологий
• Международные и национальные стандарты, спецификации и технические отчеты в сфере управления электронным архивом
• Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению и устранению потенциальных рисков в сфере управления электронным архивом
• Методы планирования наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных
• Принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
• Программно-техническая документация, инструкции и руководства по работе с федеральными и региональными государственными информационными системами, реестрами и базами данных
• Программное обеспечение в системе электронного архива, центра хранения электронных документов и информационных услуг

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Разработка стратегии и политики управления архивным хранением дел (документов) организации
• Определение приоритетных направлений развития системы архивного хранения дел (документов) организации
• Координация разработки информационно-справочной системы архивного хранения дел (документов) и ее использования
• Координация процессами совершенствования системы архивного хранения дел (документов) организации
• Координация внедрения информационных технологий в систему архивного хранения дел (документов) организации

Необходимые умения

• Проводить анализ, контроль и оценку изменений в управлении хранением архивных фондов
• Модифицировать системы архивного хранения дел (документов)
• Использовать передовой отечественный и международный опыт в сфере архивного хранения дел (документов)
• Выявлять и минимизировать риски в сфере архивного хранения дел (документов)
• Классифицировать информацию в сфере архивного хранения дел (документов)
• Разрабатывать информационно-справочные системы и базы данных в сфере архивного хранения дел (документов)

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы в области использования архивных дел (документов)
• Методические документы и национальные стандарты в области использования архивных дел (документов)
• Передовая отечественная и международная практика организации учета, хранения, использования и уничтожения архивных фондов
• Требования и нормы в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения
• Формы и методы контроля соблюдения требований и норм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)
• Методы анализа эффективности системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)
• Методы планирования развития системы архивного хранения дел (документов) на основе результатов анализа эффективности электронного архива, центра хранения электронных документов и информационных услуг
• Методология построения информационных систем и баз данных электронного архива, центра хранения электронных документов
• Методы анализа показателей деятельности организации по вопросам эффективности системы архивного хранения дел (документов)
• Технологии и методы управления персоналом организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики

Трудовые действия

• Координация разработки локальных нормативных актов организации об экспертно-проверочной комиссии
• Привлечение к работе в экспертно-проверочной комиссии в качестве экспертов и консультантов специалистов организаций и федерального органа, регулирующего архивную деятельность
• Координация подготовки необходимых документов для членов экспертно-проверочной комиссии, экспертов и консультантов
• Рассмотрение научно-методических и практических вопросов деятельности экспертно-проверочной комиссии организации
• Контроль выполнения решений экспертно-проверочной комиссии
• Контроль направления решений экспертно-проверочной комиссии источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации
• Организация методической помощи председателю и членам экспертно-проверочной комиссии организации

Необходимые умения

• Разрабатывать и обосновывать проекты локальных нормативных актов об экспертно-проверочной комиссии организации и ее решений
• Проводить заседания экспертно-проверочной комиссии
• Проводить анализ и оценку рекомендации по вопросам деятельности экспертно-проверочной комиссии организации

Необходимые знания

• Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
• Методические документы и национальные стандарты по вопросам делопроизводства и архивного дела
• Передовая отечественная и международная практика организации делопроизводства и архивного хранения в организациях
• Правила и методы контроля деятельности экспертно-проверочной комиссии в организации
• Правила и методы контроля выполнения решений экспертно-проверочной комиссии в организации

Требования к опыту практической работы

Требований нет

Другие характеристики